KORISNIČKE UPUTE ZA e-OGLASNIK

ULOGA: NARUČITELJ

Zagreb, veljača 2012.

Sadržaj

1. Uvod. 5

2. Poslovni rječnik – definicija pojmova. 7

3. Opis poslovnih procesa koje sustav podržava. 8

3.1. Uloge korisnika koje sudjeluju u procesu. 9

3.2. Ulazni i izlazni podaci i dokumenti 9

3.3. Poslovna pravila i kontrolni mehanizmi 12

4. Osnovni rad sa sustavom.. 16

4.1. Postavke web preglednika. 16

4.2. Prijava na sustav. 20

4.3. Izbornik. 22

4.4. Tablični prikaz. 23

4.5. Tražilica/filtriranje. 23

4.6. Forma. 25

4.6.1. Gumbi na dnu forme. 25

4.6.2. Pregled koraka. 25

4.6.3. Vrste polja. 26

4.6.4. Pomoć. 28

4.6.5. Upozorenje. 29

5. Razlike starog e-Oglasnika i novog e-Oglasnika. 31

6. Funkcionalnosti sustava. 33

6.1. Naslovnica. 33

6.1.1. Formular za kontakt. 33

6.2. Registracija. 34

6.2.1. Registracija poslovnog subjekta. 34

6.2.2. Registracija korisnika. 38

6.3. Prijava i odjava sa sustava. 42

6.3.1. Prijava na sustav. 42

6.3.2. Odjava sa sustava. 43

6.4. Javni oglasnik. 44

6.4.1. Popis objava. 44

6.4.2. Jednostavna tražilica. 46

6.5. Postupci 47

6.5.1. Moji postupci 48

6.5.2. Postupci naručitelja. 54

6.5.3. Novi postupak. 55

6.5.4. Predlošci postupka. 96

6.6. Objave. 98

6.6.1. Moje objave. 98

6.6.2. Objave naručitelja. 99

6.7. Ulazna pošta. 99

6.7.1. Moj sandučić. 99

6.7.2. Zajednički sandučić. 100

6.7.3. Pretplate na obavijesti 100

6.8. Zakonske klasifikacije. 100

6.8.1. CPV rječnik. 100

6.8.2. Klasifikacije iz dodataka ZJN.. 101

6.8.3. Pravne podloge. 101

6.8.4. NUTS kodovi 101

6.9. Moji podaci 102

6.9.1. Osobni podaci 103

6.9.2. Podaci o organizaciji 104

6.9.3. Moji korisnici 108

6.9.4. Promjena lozinke. 110

1. Uvod

e-Oglasnik je sustav za registriranje postupaka javne nabave i elektroničko objavljivanje dokumentacije, te zajedno sa sustavom e-Tendering, koji osigurava elektroničko podnošenje i zaprimanje ponuda odnosno elektroničko postupanje dokumentima i obrascima u postupcima javne nabave, i e-Awarding sustavom čini platformu za elektroničko poslovanje za poslove javne nabave.

Novi e-Oglasnik u potpunosti je usklađen sa Zakonom o javnoj nabavi (ZOJN NN 90/11), koji je stupio na snagu 1.1.2012., i pripadajućim provedbenim aktima. Svi postupci koji se provode od 1.1.2012. provode se u novom e-Oglasniku, dok se svi postupci javne nabave pokrenuti do 31.12.2011. provode u starom e-Oglasniku.

Najznačajnije zakonske promjene koje su podržane aktualnim Zakonom (NN 90/11) u odnosu „stari“ Zakon o javnoj nabavi (NN 110/07, 125/08):

- Uvođenje nove obavijesti: Prethodna obavijest o namjeri sklapanja ugovora

- Promjena u tijeku postupaka javne nabave i sklapanja ugovora za usluge iz dodatka IIB,

- Danom pristupanja Republike Hrvatske Europskoj uniji primjenjuju se vrijednosti europskih pragova,

- Danom pristupanja Republike Hrvatske Europskoj uniji objave javne nabave za nabave velike vrijednosti obvezno se objavljuju i u Službenom listu Europske unije.

- Ukidanje razlike u sadržaju objava za velike i male vrijednosti nabava,

- Obaveza objavljivanja procijenjene vrijednosti,

- Ne propisuje se dinamički sustav nabave

Novi e-Oglasnik ugrađuje Zakon u vidu slijedećih područja:

- Izgled i sadržaj obrazaca

- Slijed koraka u pripremi postupaka odnosno pripadnih objavama

- Odabir iz liste ponuđenih vrijednosti (registara) za slučajeve gdje se takva lista može definirati primjerice:

o CPV glavni dio, CPV dodatni dio

o NUTS kodovi

o Usluge iz dodatka II, robe iz dodatka III,

o Pravna osnove za:

§ Pokretanje pregovaračkog postupka bez prethodne objave

§ Razloge za poništenje postupka javne nabave

Sustav za javnu nabavu e-Oglasnik pozicioniran je u sklopu platforme za elektroničko poslovanje kao skup usluga koje Narodne novine pružaju korisnicima usluga - obveznicima Zakona o javnoj nabavi, koji su predstavljeni ulogom Naručitelja, ponuditeljima koji sudjeluju u procesima javne nabave, te javnim korisnicima koji mogu koristiti određene funkcionalnosti, kao što je pregled objavljenih javnih nabava.

Novi sustav za javnu nabavu e-Oglasnik sastoji se od slijedećih modula:

- Podešavanje sustava

- Zakonske klasifikacije

- Konfiguracija postupaka

- Naručitelji

- Administratorske funkcionalnosti za modul naručitelji

- Ponuditelji

- Administratorske funkcionalnosti za modul ponuditelji

- Modul javnih funkcija

e-Oglasnikom su u potpunosti informatizirani poslovni procesi registracije i objave svih postupaka javne nabave kao i pripadajuće dokumentacije. Ovaj priručnik opisuje funkcionalnosti e-Oglasnika za slijedeći poslovni proces i pripadajuće podprocese:

- Registracija novog postupka (nadmetanja / natječaja):

o Priprema postupka/objavljivanje (poziv na nadmetanje, poziv na natječaj),

o Ažuriranje podataka o postupku,

o „Upload“, pregled i ispravak dokumentacije za nadmetanje/natječaj,

o Vizualizacija dokumenata

o Priprema i slanje obavijesti na objavu

Poslovno okruženje novog sustava za javnu nabavu e-Oglasnik čine:

- Sustav za hrvatsku publikacijsku platformu

- Sustav za „billing“(naplatu)

- Sustav za pripremu tiskanog izdanja

2. Poslovni rječnik – definicija pojmova

Jedan od najznačajnijih elemenata svakog poslovnog, a tako i informacijskog sustava je jedinstveni, jednoznačni, jasno definirani rječnik poslovnih pojmova.

Administrator naručitelja: osoba zadužena za ažuriranje podataka o korisnicima Sustava i matičnim podacima gospodarskog subjekta(ima najveće ovlasti)

Administrator postupka: osoba u sustavu zadužena za ažuriranje i slanje na odobrenje postupka.

Mediji notifikacije: notifikacije koje Sustav omogućava su sandučić koji se nalazi unutar Oglasnika i e-mail korisnika

Sažetak: Forma u Sustavu u kojoj su sadržani sumarno svi podaci prethodno uneseni u Sustav o određenom postupku.

Pretplate na obavijesti: funkcionalnost u Sustavu prema kojoj možemo pratiti i odustati od praćenja željenih postupaka(notifikacije na mail i u sandučić)

Tip korisnika: javni / sektorski naručitelj

CPV: (Common Procurement Vocabulary; Jedinstveni rječnik javne nabave) predstavlja jedinstveni klasifikacijski sustav s ciljem ujednačenja oznaka i opisa predmeta nabave. CPV se sastoji od glavnog rječnika i dodatnog rječnika

NUTS kod - „Nomenklatura prostornih jedinica za statistiku“ je hijerarhijski sustav za identifikaciju i klasifikaciju prostornih jedinica za potrebe službene statistike u zemljama članicama Europske unije.

Postupak - obuhvaća skup aktivnosti koje naručitelji moraju provesti prije zaključivanja ugovora o javnoj nabavi roba, radova i usluga

Predlošci postupka – postupak sa unaprijed predefiniranim vrijednostima (često ponavljanima). Omogućuje brže kreiranje postupaka

Tražilica/filtriranje - funkcija pomoći u pronalaženju informacija pohranjenih na elektroničkom oglasniku javne nabave

Filter tražilice – funkcija koja omogućava pretragu predefiniranih vrijednosti

Sandučić – mjesto gdje se šalju poruke primatelju vezano uz aktivnosti na elektroničkom javnom oglasniku

Pop up Blocker – opcija u Internet pregledniku za sprečavanje otvaranja skrivenih prozora iza aktivnog glavnog prozora ( potrebno isključiti u opcijama preglednika zbog otvaranja dokumenta tokom korištenja elektroničkog oglasnika)

Active Xcontrols - Kako bi bilo moguće otvarati dodatne ekrane i printati dokumente, generirane iz elektroničkog oglasnika potrebno je uključiti opciju u Internet pregledniku

„Checkbox“ - elemente na korisničkom sučelju za odabir (da/ne)

FAQ – često postavljana pitanja

Link/hiperveza – U Internet terminologiji riječ link znači "veza" na neki sadržaj na web stranici koju gledate ili na neku drugu web stranicu, ili na sadržaj neke druge web stranice.

3. Opis poslovnih procesa koje sustav podržava

Sustav podržava skup procesa koji obuhvaćaju sve faze kroz koji određeni postupak prolazi. Ovisno o trenutnom statusu samog postupka, mogući su procesi pripreme, ispravka, odabira i poništenja postupka. Svaki od navedenih scenarija ima ugrađene validacije odnosno poslovnu logiku koja osigurava konzistentna i zakonski definirana pravila provedbe određenog postupka. Drugim riječima, u sustav su ugrađena poslovna pravila, koja definiraju ispravan slijed upotrebe pojedenih procesa odnosno scenarija postupka.

Procesi (scenariji) u postupcima:

· Priprema postupka: Ukoliko se radi o otvorenom ili ograničenom postupku, te pregovaračkom postupku s prethodnom objavom unose se podaci vezani uz postupak i objavu poziva na nadmetanje. Korak nakon unosa svih potrebnih podataka odnosi se na postavljanje (upload) dokumentacije za nadmetanje i njezinih priloga. Predzadnji korak (prije sažetka odnosno pregleda postupka odnosi se na kreiranje objave te slanje obavijesti na objavu odnosno prethodno odobrenje (ovisno o ulozi korisnika).

Za postupke koji ne započinju objavom poziva na nadmetanje priprema postupka odnosi se na unos osnovnih podataka o postupku odnosno predmetu nabave i grupama ako je primjenjivo. Ti podaci su potrebni kako bi se mogao nastaviti proces odabira odnosno pripreme obavijesti o namjeri sklapanja ugovora (ukoliko je primjenjivo) te sklopljenim ugovorima.

· Ispravak postupka: Proces se odnosi na postupke za koje je objavljen poziv na nadmetanje, ali je potrebno izmijeniti ili dodati neke podatke i objaviti ispravak objave. Korisnik mijenja kroz postupak prethodno upisane podatke o postupku, koji je već objavljen, prolazeći sve korake kao u pripremi. Nakon izmjene podatka slijede koraci vezani uz podatke o izmjenama na način predviđen u obavijesti o dodatnim podacima, izmjenama ili poništenju. Slijedi mogućnost postavljanja nove verzije dokumentacije i priloga, kreiranje same obavijesti te slanje na objavu. Proces ispravka za nadmetanje moguće je ponavljati.

· Odabir i sklapanje ugovora: Proces se odnosi na unos podataka o ponudama, evidentiranje odabranih ponuda (ponuditelji s kojima se može sklopiti ugovor), unos podataka u ugovoru(ima), kao i dodatnih podataka potrebnih za obavijest o namjeri sklapanja ugovora ili/i obavijest o sklopljenom ugovoru.

Mogućnost objave prethodne obavijesti o namjeri sklapanja ugovora (nova zakonska objava) nalazi se u koracima procesa, ukoliko se radi o pregovaračkom postupku bez prethodne objave, nabavi usluga iz dodatka IIB ili ako se radi o postupku koji se ne provodi po Zakonu o javnoj nabavi (izuzeće). U tim slučajevima Naručitelj odlučuje želi li objaviti ovu obavijest. Ukoliko je pravna osnova za pokretanje pregovaračkog postupka bez prethodne objave jedna od slijedećih točaka Zakona o javnoj nabavi: članak 26. stavak 2. točke 1., 2. i 5., članak 27. stavak 2. točke 1., 2., 4., 5. i članak 28. stavak 2. točke 1., 2., 5. i 6 za javne naručitelje, te članak 117. točke 1., 2., 3., 5., 7. i 11 za sektorske naručitelje, Zakon nalaže obavezu objavljivanja ove obavijesti.

· Ispravak odabira i sklapanja ugovora: Ukoliko je Naručitelj pogriješio u podacima o ugovorima, a objava je objavljena, izmjenu može objaviti preko obavijesti o dodatnim podacima, ispravku ili poništenju. Ispravljanje podataka provodi se kroz isti slijed unosa kao u prethodnom procesu, te potrebnih dodatnih podataka u skladu s obrascem obavijesti.

· Poništenje postupka: Ukoliko je Naručitelj poništio postupak i želi to objaviti ulazi u proces poništenja postupka. Obrazac kojim se objavljuje poništenje je obavijest o dodatnim podacima, ispravku ili poništenju.

3.1. Uloge korisnika koje sudjeluju u procesu

Korisnička uloga je unaprijed definirana kategorija koja se može dodijeliti korisnicima na temelju njihovog opisa posla ili nekih drugih kriterija. Drugim riječima, korisnicima se dodjeljuju, odnosno ograničavaju pojedine aktivnosti, koje su dodijeljene odgovarajućoj ulozi.

Druga važna karakteristika korištenja uloga je integritet i sigurnost poslovnih podataka koji se osigurava korisniku prilikom korištenja elektroničkog oglasnika javne nabave. Korisniku se mogu davati različite uloge sukladno potrebama.

Administrator postupka - Admin postupka

Hijerarhijski najniža korisnička uloga. Omogućava pripremu postupka, ali nema ovlasti slanja postupka na objavljivanje. Korisnik ima mogućnost kreirati obrazac objave i poslati ga na odobrenje „Administratoru nabave“, te može pregledavati svoje postupke.

Administrator nabave – Admin nabave

Provjerava, odobrava i šalje na objavljivanje obrasce objava proslijeđene od „Administratora postupka“. Nema ovlasti započeti postupak, ali može pregledavati sve postupke na razini organizacije.

Administrator postupka i nabave – Admin postupka i nabave

Samostalno provodi cjelokupan postupak objavljivanja. Priprema postupak, kreira obrazac objave, provjerava ispravnost unesenih podataka i šalje obrazac objave na objavljivanje. Administrator postupka i nabave može pregledavati svoje postupke i sve postupke na razini organizacije i Naručitelja.

Administrator naručitelja – Admin naručitelja

Hijerarhijski najviša korisnička uloga i automatski se dodjeljuje tzv. nultom korisniku nakon registracije novog naručitelja. Samostalno provodi cjelokupan postupak objavljivanja, priprema postupak, kreira obrazac objave, provjerava ispravnost unesenih podataka i šalje obrazac objave na objavljivanje. Koristi sve funkcionalnosti „Administratora postupka i nabave“. Nadalje, može mijenjati matične podatke u organizaciji i organizacijskim jedinicama ukoliko postoje. Može registrirati nove i brisati postojeće korisnike (bez dodatne papirologije), kreirati „Izvješće o javnoj nabavi“, pregledavati svoje postupke i sve postupke na razini organizacije i Naručitelja.

3.2. Ulazni i izlazni podaci i dokumenti

Skupovi ulaznih podataka vezani uz postupke javne nabave odnosno pripadne objave podijeljeni su u procese pripreme, izmjene, odabira i ugovaranja, izmjene odabira i ugovaranja, te poništenja postupka.

Slijed koraka u procesima definiran je tijekom postupka, tipom naručitelja (javni ili sektorski) i pripadnom objavom.

Početni ulazni podaci novog postupka, koji definiraju tijek postupka i objava odnosno potrebne podatke su:

· procijenjena vrijednost

· postupak

· vrsta predmeta nabave

· način nabave – namjerava li se sklapati ugovor ili OS s jednim ili s više gospodarskih subjekata

NAPOMENA: ukoliko korisnik namjerava objaviti prethodnu obavijest, obavijest na profilu ili namjeru davanja koncesije (što također odabire na osnovnom koraku) potrebni traženi ulazni podaci mogu se razlikovati (primjerice za obavijest na profilu traži se samo vrsta predmeta).

Slijed unosa podataka definiran je slijedom koraka u gore navedenim procesima kroz koje se unose podaci postupka i pripadnih objava.

Tablica: Ovisnost korištenih procesa s pripadnim objavama o postupcima javne nabave.

NAPOMENA: Ograničeni postupak i pregovarački postupaka s prethodnom objavom mogu započeti i drugim objavama odnosno prethodnom (indikativnom) obavijesti ili obavijesti o uspostavljanju sustava kvalifikacije, ukoliko se one koriste kao objave, kojom se gospodarski subjekti pozivaju na nadmetanje.

U tablici, zbog preglednosti, nisu navedeni otvoreni i ograničeni natječaj, za koje su postoje zasebni procesi, traženi skupovi podataka i objava.

Slijedeći obrasci objave imaju samo proces pripreme objave:

· Prethodna (informacijska) obavijest

· Prethodna (indikativna) obavijest – sektor ukoliko se ne koristi kao objava kojom se gospodarski subjekti pozivaju na nadmetanje

· Obavijesti o uspostavljanju sustava kvalifikacije ukoliko se ne koristi kao objava kojom se gospodarski subjekti pozivaju na nadmetanje

· Obavijest na profilu naručitelja (kupca)

· Obavijest o namjeri davanja koncesije za javne radove

· Obavijest o namjeri sklapanja ugovora o radovima koncesionara koji nisu javni naručitelji

Tablica: Koraci i procesi u otvorenom postupku.

Svaki proces definiran je slijedom koraka koji okupljaju srodne ulazne podatke postupka odnosno objave. Kako bi se olakšao unos podataka uz pojedine korake navedeno je pojašnjenje za način unosa podataka koje se otvara klikom na ikonu . Određeni koraci ispod naslova sadrže i posebna upozorenja za unos podataka u koraku – žuto upozorenje za ikonom . U poglavlju 4.6 ovog priručnika opisan je značaj pomoći (help-a) i upozorenja.

Rad s dokumentacijom za nadmetanje i prilozima detaljno je objašnjen u poglavlju 6.5. ovog priručnika. Važno je istaknuti mogućnost povlačenja dokumentacije i njezinih priloga, te mogućnost postavljanja novih verzija. Naručitelj ima mogućnost postavljati nove verzije dokumentacije (i ako je poziv na nadmetanje objavljen, odnosno u roku za dostavu ponuda) ukoliko smatra ispravnim. U svakom slučaju, nakon objave poziva na nadmetanje, preuzimatelji dokumentacije biti će obaviješteni elektroničkom poštom postavljanje novih verzija dokumentacije ili njenih priloga. Naručitelj mora imati u vidu obavezu objavljivanja dokumentacije u otvorenom postupku prema članku 31.stavak 2., te mogućnost stavljanja dokumentacije u ostalim postupcima.

Popunjeni obrazac obavijesti (kakav će se objaviti) generira se iz prethodno upisanih podataka klikom na . Nakon kreiranja obavijest je na sustavu spremljena za objavu. Pregled dokumenta nakon kreiranje moguće je otvoriti u HTML ili PDF formatu. U istom koraku dokument se šalje na objavu ili odobrenje ovisno o ulozi korisnika.

Datum slanja obavijesti definira se u koraku o opcijama objavljivanja. Ukoliko se prilikom pregleda kreirane obavijesti uočila greška, korisnik može promijeniti podatke (promjena podataka rezultira brisanjem obavijesti) i ponovno kreirati obavijest. Ovisno o ulozi korisnik može objavu poslati na odobrenje ili na objavu. Ponovno kreiranje obavijesti uslijed izmjena dozvoljeno je do 18:00 na datum slanja obavijesti.

Rad sa samim obrascima objave i objavama detaljno je opisan u poglavlju 6.5. ovog priručnika.

Tipovi ulaznih podataka odnosno vrste polja za unos polja za unos:

· Tekstualno polje

· Brojčano polje - cjelobrojna vrijednost

· Brojčano polje – decimalna vrijednost (primjer za format: 123.456,89)

· Da/ne vrijednosti

· „Checkbox“

· Datumsko polje

· Padajuća lista – polje predefiniranih vrijednosti

· Look-up – odabir iz „šifarnika“

Detaljan opis vrsti polja za unos nalazi se u poglavlju 4.4.3. ovog priručnika.

3.3. Poslovna pravila i kontrolni mehanizmi

Poslovna pravila su nezaobilazni dio poslovnog procesa i obrada konkretnih transakcija. Pri tome se pravila mogu podijeliti u nekoliko skupina:

1. Prava pristupa i rada s podacima (vezano za korisničku rolu),
2. Grananje procesa (definira ulazne i izlazne podatke i procese)
3. Obrada podataka u procesima – npr. kalkulacija, promjena statusa i sl.,
4. Statusi postupaka i dokumenata
5. Pravila obavještavanja korisnika
6. Pravila objavljivanja (datum slanja – datum objave)

Detaljnije o svakoj navedenoj skupini:

1. Prava pristupa i rada s podacima vezana za korisničku ulogu opisana su poglavlja 3.1. ovog priručnika.

2. Grananje procesa temeljem osnovnih ulaznih parametara, čija kombinacija odlučuje o daljnjem slijedu procesa, odnosno koraka i ulaznih podataka, te objava:

· Procijenjena vrijednost – primjena pravila koja se odnose na vrijednosne pragove (danom stupanja RH u EU odnositi će se na slanje objava u TED)

· Odabir postupka JN određuje slijed podataka o postupku odnosno mogućim objavama. Osnovna tablica o slijedu procesa u ovisnosti o postupku prikazana je tablicom u poglavlju 3.2. ovog priručnika.

· Vrsta predmeta nabave - definira određene ulazne podatke, koji se odnose samo na određenu vrstu, primjerice usluge.

· Način nabave – informacija o tome sklapa li se ugovor ili okvirni sporazum također razlikuje određeni skup podataka vezanih uz objavu.

3. Kontrolni mehanizmi prilikom obrade podataka

Kontrolni mehanizam za unos podataka podjeljeni su u nekoliko skupina (kontrolni mehanizmi u ovisnosti o statusima navedeni su u točki 4.). Ukoliko nisu ispoštovani određeni uvjeti sustav upozorava korisnika odgovarajućom porukom na ekranu.

· Upis obaveznih podataka:

- Polja čiji su podaci obavezni za unos označena su zvjezdicom. Korisnik neće biti u mogućnosti prijeći na sljedeći korak, ukoliko nije popunio obvezna polja, te će se poruka, crvenim slovima na dnu koraka, koje je podatke još potrebno obavezno unjeti.

- Ukoliko se na pregledu koraka u procesu (lijevi izbornik) prikazuje crvena kvačicaznači da nisu pohranjeni svi obavezni podaci u koraku. Zelena kvačica ukazuje na to da su minimalni podaci upisani.

· Kontrola za kreiranje obavijesti

Ukoliko unos podataka (proces) rezultira kreiranjem obavijesti, ta je radnja uvjet za prelazak na sljedeći korak (sažetak). Sustav upozorava korisnika ukoliko nije kreirao obavijest.

· Upozorenje za brisanje dokumenta objave

Ukoliko se ažuriraju podaci nakon što je obavijest kreirana, ali nije objavljena, odnosno nije isteklo vrijeme 18:00 na dan koji je određen kao datum slanja objave, obavijest se briše i potrebno ju je ponovno kreirati, kako bi se popunila s promijenjenim podacima, te ponovno poslati na objavu.

· Kontrola datuma i vremena

Datumska polja popunjavaju se odabirom iz kalendara odnosno u formatu dd.mm.gggg, te sustav za odrađene datumske vrijednosti provjerava moraju li datum i vrijeme biti veći od trenutnog. Primjer za takvu kontrolu je rok za dostavu ponuda ili zahtjeva za sudjelovanje. Format za vrijeme je hh:mm.

Za raspon trajanja (primjerice ugovora od datuma do datuma) kontrolira se je li datum početka manji od datuma kraja trajanja.

· Kontrola vrijednosti

Za određene podatke kontrolira se zbroj. Primjerice ukoliko je predmet nabave podijeljen u grupe predmeta, sustav kontrolira je li zbroj procijenjenih vrijednosti po grupama jednak ukupnoj procijenjenoj vrijednosti nabave. Nadalje, zbroj koeficijenata, ukoliko je kriterij za odabir ekonomski najpovoljnija ponuda, mora biti 1,00.

4. Statusi postupaka i dokumenata i pripadni kontrolni mehanizmi

Statusi postupaka vidljivi su u pregledu podataka o postupku i mogu imati sljedeće vrijednosti:

o U pripremi – status u kome se nalazi postupak do objave poziva na nadmetanje ili registriranja ponuda (za postupke koji ne počinju objavom poziva na nadmetanje)

o Objavljen – trenutkom objave poziva na nadmetanje

o Registriranje ponuda – kada se u procesu Odabir i sklapanje ugovora pohrane prvi podaci o ponudama

o Odabir –status u koji prelazi evidencijom odabranih ponuda

o U ugovaranju - kada se u procesu Odabir i sklapanje ugovora pohrane podaci o ugovorima

o Ugovoreno – za sve grupe predmeta pohranjeni su podaci o sklopljenim ugovorima ili cjelokupan predmet nabave.

o Poništen – objavom poništenja (Obavijest o dodatnim informacijama, poništenju postupka ili ispravku) kroz proces poništenja ili ručnim odabirom statusa ukoliko naručitelj ne objavljuje navedenu obavijest.

o Povucen – korisnik može privremeno ili trajno deaktivirati/zamrznuti – povući svoj postupak

NAPOMENA: Brisanje postupka – korisnik može obrisati svoj postupak samo dok je isti u statusu u pripremi, odnosno nakon objave postupak se ne može obrisati. Brisanjem postupak nestaje iz pregleda postupaka.

Statusi samih objava/obavijesti vidljivi su pregledu podataka obavijesti. Obavijest može biti:

o Kreirana

o Poslana na odobrenje

o Odobrena

o Odbijena

o Poslana na objavu

o Objavljena

o Objava obrisana

Poslovna pravila prijelaza statusa:

· Kreirana

Omogućeno za uloge: Administrator postupka, Administrator postupka i nabave, Administrator naručitelja

· Kreirana à Poslana na objavu

Omogućeno za uloge: Administrator postupka i nabave, Administrator naručitelja

· Kreirana à Poslana na odobrenje

Omogućeno za uloge: Administrator postupka

· Poslana na odobrenje à Odobrena

Omogućeno za uloge: Administrator nabave

· Poslana na odobrenje à Odbijena

Omogućeno za uloge: Administrator nabave

· Poslana na odobrenje à Vraćena

Omogućeno za uloge: Administrator nabave

· Vraćena à Poslana na odobrenje

Omogućeno za uloge: Administrator nabave

· Odobrena à Poslana na objavu

Omogućeno za uloge: Administrator nabave

· Poslana na objavu à Objavljena – trenutkom objave sustav status prebacuje automatikom (pravilo navedeno u točki 6. ovog poglavlja)

· Brisanje objave

Objave u svim statusima, osim objavljena moguće je obrisati.

Indikator o statusu objava (indikator stanja) za postupak prikazuje se u tabličnom pregledu postupaka uz svaki postupak na način (pojašnjen legendom u dnu ekrana – ispod tabličnog prikaza):

o - sve obavijesti koje je naručitelj za taj postupak kreirao objavljene su.

o - za postupak postoji neka obavijest, koja je poslana na objavu ali nije još objavljena odnosno „čeka na objavu“.

o - za postupak postoji obavijest, koja je kreirana, ali nije objavljena, te upozorava korisnika da obavijest nije poslana na objavu

o Ukoliko nema indikatora pored postupka znači da za postupak nije kreirana niti jedna obavijest.

· Statusi dokumentacije za nadmetanje i priloga

o Aktivna – postavljanjem (uploadom) dokumentacije ili priloga na sustav. Aktivna je uvijek zadnja postavljena verzija. Pregled verzija dokumentacije za nadmetanje i priloga dostupan je klikom na .

o Povučen – povučen dokument klikom na .

5. Obavještavanje korisnika (ulazna pošta, e-mail)

Poruke, važne za naručitelja, koje se šalju automatikom, a temeljem određenih poslovnih događaja:

· Poruka o registraciji

· Poruka o aktivaciji korisničkog računa

· Poruka o promjeni lozinke

· Poruka o obavijesti koja je poslana na objavu

· Poruka o objavi obavijesti

· Poruka o obrisanoj objavi

· Obavještavanje preuzimatelja dokumentacije o promjeni verzije dokumentacije ili priloga

Pregled poruka odnosno sandučić opisan je u poglavlju 6.7. ovog priručnika.

6. Pravila objavljivanja

Objava je prvi sljedeći radni dan od datuma slanja. Datum slanja može biti bilo koji dan u godini, a objave se objavljuju isključivo radnim danom od ponedjeljka do petka.

Sve obavijesti poslane na objavu do 18:00 odabranog datuma slanja, objaviti će se prvi slijedeći radni dan. Obavijest se ne može poslati na objavu iza 18:00 na dan odabranog datuma slanja.

4. Osnovni rad sa sustavom

Sustav e-Oglasnik moguće je pokrenuti u slijedećim web preglednicima: Internet Explorer 7, 8, 9, Mozilla Firefox i Google Chrome.

NAPOMENA: Ne smije se otvarati više kartica (tabova) u web pregledniku, u svrhu unošenja podataka o postupku!

4.1. Postavke web preglednika

Podešavanje sigurnosnih postavki Internet Explorera

Da bi mogli koristiti e-Oglasnik u potpunosti, potrebno je omogućiti određene sigurnosne postavke samog Internet Explorera.

Na slijedećoj slici, između ostalog, bismo trebali vidjeti opciju „Pop-up Blocker“(hr. skočni prozor) pa ako se pozicioniramo na tu opciju, trebalo bi nam pisati „Turn off Pop-up Blocker“ gdje odaberemo upravo opciju za deblokadu skočnih prozora.

Slika 1. Prikaz izbornika "Tools"

Ako imamo uspješno ugašen „Pop-up Blocker“, trebalo bi nam se u istoj opciji prikazati slijedeće:

Slika 2. Prikaz uspješno ugašenog "Pop-up Blockera"

Također, potrebno je pokrenuti Internet Explorer i u “Tools”(hr. alati) izborniku odabrati “Intenet options”(hr. internet postavke)(Slika 1.).

Otvoriti će se obrazac prikazan na slijedećoj slici:

Slika 3: Obrazac za podešavanje sigurnosnih postavki web preglednika

Nakon toga potrebno je postaviti razinu sigurnosti. Na istoj kartici odaberemo gumb “Custom level”. Otvoriti će se obrazac prikazan na slici:

Slika 5: Obrazac za postavljanje razine sigurnosti

Sve opcije koje imaju mogućnost izbora između “Enable”, “Disable” i “Prompt” potrebno je postaviti na “Enable”. Opciju “Automatic prompting for file downloads” treba postaviti na “Enable”.

Na kraju je potrebno zatvoriti oba prozora klikom na gumb „OK“, pa još jednom na „OK“ i obavezno zatvoriti Internet Explorer.

Ove postavke potrebno je napraviti samo jednom i to prije prvog korištenja sustava na nekom računalu(Ako promijenimo računalo ili dobijemo novu instalaciju operativnog sustava, potrebno je promjene ponovno napraviti).

Sigurnosne postavke Mozille Firefox

Da bi postavili Firefox da ispravno prikazuje e-Oglasnik, potrebno je učiniti slijedeće:

Slika 6. Prikaz opcije "Mogućnosti " u Firefoxu

Otvara nam se prozor kao na slijedećoj slici gdje trebamo učiniti slijedeće:

Slika 7. Kartica "Sadržaj"

Na 5. koraku iz Slike 7., otvori se slijedeći prozor u kojem moraju biti ove opcije označene(Slika 8.):

Slika 8. Napredne postavke

Postavke Google Chrome-a

Slično kao i kod prethodna dva preglednika, moramo pronaći Opcije(Slika ispod).

Na slijedećoj slici prikazan je put do naprednih opcija koje trebamo postaviti:

Slika 9. Napredne opcije Chrome-a

Slika 10. Upaljene opcije Chrome-a

Na gornjoj slici su prikazane sve opcije kako trebaju biti označene da bi mogli nesmetano koristiti Google Chrome. Spremite promjene i zatvorite preglednik.

4.2. Prijava na sustav

Da bi se prijavili na sustav, potrebno je otići na stranicu https://eojn.nn.hr i odabrati u izborniku opciju „Prijava“, čime se otvara prozor za prijavu korisnika, u koji korisnik mora upisati svoje korisničko ime (User Name) i lozinku (Password) kako bi mogao pristupiti podacima. Na temelju njegovog/njezinog korisničkog imena pripadaju mu/joj određena prava u radu sa sustavom i pristup podacima.

Slika 4: Prijava na sustav

Lozinka koja se upisuje nije vidljiva na zaslonu. Time se štiti tajnost lozinke i kada netko drugi gleda u zaslon.

NAPOMENA: Za sve što se u sustavu napravi koristeći određeno korisničko ime i lozinku odgovorna je osoba kojoj pripada korisničko ime. Zbog toga, je u interesu korisnika, vlasnika korisničkog imena čuvati tajnost svoje lozinke.

Podaci za prijavu zaprimaju se od korisničke službe e-Oglasnik sustava, nakon autorizacije korisnika (registriranja javnog/sektorskog naručitelja) i/ili od administratora naručitelja (postojećeg korisnika) koji ima ovlasti za dodavanje korisnika unutar organizacije kojoj pripada, što je detaljnije opisano u poglavlju 6.2. Registracija.

Nakon klika na gumb PRIJAVA, te ako je sustav prepoznao korisničko ime i lozinku, moguće je započeti s radom. Na zaslonu će biti prikazan forma prema slici koja može sadržavati više ili manje funkcionalnosti na izborniku, a što ovisi o dodijeljenoj ulozi korisniku.

Slika 5: Naslovnica e-Oglasnika nakon prijave na sustav

4.3. Izbornik

Izbornik sadrži poveznice na različite glavne funkcionalnosti sustava, a koje predstavljaju skupove funkcionalnosti. Prikaz glavnih funkcionalnosti (Postupci) i pojedinih funkcionalnosti (Novi postupak) ovisi o dodijeljenoj ulozi korisnika.

Slika 6: Izbornik

Osnovna navigacija provodi se na način da se kursorom pozicionira na željeni modul u izborniku, čime se prikaže podizbornik s mogućim funkcionalnostima.

4.4. Tablični prikaz

Rad s tabličnim prikazom objasniti će se na primjeru tablice "Postupci korisnika", koja prikazuje sve postupke za koja je korisnik nadležan.

Vrsta tabličnog prikaza

Opcije

Pojedini zapis/redak

Ukupan broj stranica

Indikatori stanja

Dodatne opcije

Ukupan broj zapisa

Slika 7: Tablični prikaz

Na središnjem dijelu prozora prikazan je tablični prikaz "Moji postupci". Svaki redak odgovara jednom postupku. Ako je broj redaka velik, nisu svi prikazani na zaslonu, već je prikaz organiziran po stranicama. Klikom na gumbe s brojem stranica koji se nalaze ispod popisa postupaka moguće je kretanje po stranicama.

Klikom na naziv stupca mijenja se poredak. Npr. ako se u tabličnom prikazu "Moji postupci" klikne na “Naziv” (u zaglavlju tablice) postupci će biti poredani (abecedno) prema nazivu postupka. Sada se strelica nalazi u stupcu “Naziv”. Ponovnim klikom na “Naziv” okreće se poredak, a strelica automatski mijenja smjer.

4.5. Tražilica/filtriranje

Retke koji se prikazuju u tabličnom prikazu moguće je pretraživati i filtrirati prema nekom kriteriju. Nametanjem filtra smanjuje se ukupni broj redaka u tabličnom prikazu jer se prikazuju samo oni redovi koji zadovoljavaju zadani kriterij. Da je nad tabličnim prikazom nametnut filtar vidljivo je prema napomeni "filtrirano" koja se pojavljuje na vrhu tablice.

Svaki tablični prikaz sadrži tražilicu odnosno mogućnost filtriranja, čiji se prikaz aktivira klikom na gumb čime se otvara prozor tražilice. Ovdje za svako polje iz tabličnog prikaza možete nametnuti proizvoljni kriterij (upisivanjem u odgovarajuću tekstualnu ili datumsku kućicu) i odabirom i način pretraživanja (Nema, ili, osim zadanog…) . Na dnu se nalaze gumb „Traži“ pokreće se pretraživanje/filtriranjem svih zapisa.

Slika 8: Tražilica

Potrebno je razlikovati numerička i tekstualna polja. Za numerička i datumska polja pojavljuju se dvije kućice (od i do), a za tekstualna polja samo jedna.

Nekoliko jednostavnih primjera pretraživanja poslovnih subjekata:

· „Pronađi mi sve partnere koji nemaju šifru partnera“. Jedino što trebamo jest označiti kućicu „Nema“ u retku šifra partnera i odabrati „Traži“.

· „Pronađi mi sve zapise partnera s riječi „Tvrtka d.o.“. Unesemo u polje Tvrtka/Naziv „Naručitelj“, odaberemo način pretrage (Bilo gdje u tekstu) odaberemo gumb „Traži“.

· „Pronađi sve poslovne subjekte koji su odobreni/aktivni od 01.03.2012“. U polje Datum od unesemo 01.03.2012 i odaberemo „Traži“.

· „Pronađi sve poslovne subjekte koji su pravne osobe, aktivne između 1.1.2012 i 2.1.2012 i nemaju šifru partnera“. U polja Vrsta osobe, Datum od, Datum do, kućica „Nema“ u retku šifra partnera, redom unesemo zadane podatke i odaberemo „Traži“.

Dodatne funkcionalnosti

Dodatne funkcionalnosti nalaze se u gornjem desno kutu glavnog prozora.

Dodatne funkcionalnosti omogućavaju:

· Brisanje kriterija pretraživanja

· Spremanje novog kriterija pretraživanja

· Ispis zapisa dobivenih određenim kriterijima pretraživanjima i mogućnost exporta u excell/pdf.

Slika 9: Eksportiranje

· Postavke pregleda kolona (vidljivosti i rednog broja prikazivanja)

4.6. Forma

Forma prikazuje detaljne podatke o nečemu (npr. postupak). Sastoji se od dva dijela: pregled koraka procesa i glavni prozor.

	Glavni prozor

Slika 10: Pregled forme

4.6.1. Gumbi na dnu forme

U dnu forme nalaze se gumbi „Natrag“ i „Spremi i dalje“. Klikom na gumb "Spremi i dalje" prihvaća se ono što je rađeno na formi (promjena postojećih ili upisivanje novih podataka). Gumbom "Natrag" odustaje se od onoga što je rađeno na formi i vraća korak unazad.

Gumb „Spremi i dalje“ potrebno je OBAVEZNO kliknuti kada se unose novi podaci ili vrše promjene nad podacima, kako bi se iste spremile.

Gumb „Natrag“ koristi se umjesto gumba „Back“ , koji je sastavni gumb Internet pretraživača i ne funkcionira za vraćanje unazad, kao prilikom „običnih“ web stranica.

4.6.2. Pregled koraka

Pregled koraka je prikaz svih koraka procesa i služi za olakšanu navigaciju kroz proces upisa i promjene podataka. Broj koraka i redoslijed ovise o procesu (priprema postupka, ispravak postupka, odabir i sklapanje ugovora, ispravak odabira i sklapanje ugovora, poništenje postupka) i vrsti postupka (otvoreni, pregovarački, ograničeni postupak…).

Prilikom registracije postupka i prvog upisa podataka potrebno je slijedno prolaziti korake, dok je kasnije tijekom promjene podataka preporuka navigacija preko koraka klikom na pojedini korak u pregledu koraka.

Osim što pregled koraka omogućava pregled svih koraka procesa, pruža i informaciju u kojem se koraku korisnik trenutno nalazi, na način da je taj korak podebljan.

Pokraj naziva koraka se nalaze ikone crvene i zelene boje koje označavaju jesu li u tom koraku upisani svi obavezni podaci i jesu li upisani sukladno poslovnim pravilima. Ukoliko pored pojedinog koraka stoji crvena kvačica nije moguće prijeći na slijedeći korak dok podaci nisu upisani i to na pravilan način (npr. obavezan podataka je datum slanja obavijesti i on mora biti današnji ili veći od današnjeg).

Slika 11: Pregled koraka

4.6.3. Vrste polja

Polje zaštićeno od mijenjanja

Slika 12: Vrste polja 1

Polje predefiniranih vrijednosti

Tekstualno polje

Da/Ne polje

Odustajanje od unesenih promjena i vraćanje na prethodni korak

Prihvaćanje promjena koje su napravljene na formi

Lookup

Slika 13: Vrste polja 2

Check box

Slika 14: Vrste polja 3

Datumsko polje

Slika 15: Vrste polja 4

Postoji više vrsta polja i rad s pojedinim vrstama polja se razlikuje.

· Tekstualno polje: Klikom na polje pojavljuje se u njemu tzv. kursor (vertikalna crtica koja se pali i gasi). Moguće je upisivati u polje.

· Polje predefiniranih vrijednosti: Klikom na gumb sa strelicom prema dolje (nalazi se s desne strane polja) otvara se izbornik i moguće je odabrati željenu opciju.

· „Look-up“: Klikom na gumb sa slikom povećala (nalazi se s desne strane polja) otvara se prozor imenika. Prozor imenika omogućava da se unutar velikog skupa podataka pronađe onaj koji je potreban. Rad s Look-up-om sličan je radu s tablicom. Podaci su prikazani u više stranica. Kroz stranice se kreće klikom na odgovarajuće gumbe. Prikazane podatke moguće je filtrirati prema nekom kriteriju. Za pisanje kriterija vrijede ista pravila kao i za filtriranje po tekstualnim poljima kod složenog filtra tabličnog prikaza (vidi tablični prikaz, složeni filtar, tekstualna polja).

Prihvati odabir

Odustajanje od odabira

Odabir željenog podatka tako da se klikne na zapis

Gumbi za kretanje po stranicama

Kriterij za pretraživanje podataka

Slika 16: Način korištenja imeničkog polja

· Datumsko polje: Klikom na ikonu kalendara otvara se prozor s prikazom trenutnog mjeseca i označenim današnjim datumom

· Da/Ne polje: Klikom na točku ispred Da ili Ne odabire se željena opcija

· Tekstualna polja čiji se sadržaj ne može mijenjati: npr. polje "Vrsta ugovora" na formi "Novi postupak" prikazuje vrstu ugovora koju je korisnik odabrao na nultom koraku registracije postupka. Sadržaj tog polja kasnije više nije moguće promijeniti. Naime, klikom na to polje neće se pojaviti kursor, a pokuša li se pisati u to polje neće se pojaviti tekst.

· Check box: Klikom na kućicu opcija koju predstavlja kućica se označava ili odznačava

Obvezna i neobvezna polja

Treba razlikovati obvezna i neobvezna polja. Ako se klikne na gumb "Prihvati", a nije popunjeno neko od obveznih polja, podaci se neće spremiti već će se prikazati poruka o tome koje obvezno polje nije popunjeno. Obvezna polja su označena znakom zvjezdice (*).

4.6.4. Pomoć

Kako bi se olakšao unos podataka, uz pojedine korake, navedeno je pojašnjenje za način unosa podataka koje se otvara klikom na ikonu .

Pomoć

Slika 17: Pozicija ikone za pomoć

Slika 18: Prozor za pomoć

4.6.5. Upozorenje

Kako bi unos i promjena podataka bila što točnija i s manje problema, pojedini koraci ispod naslova sadrže i posebna upozorenja za unos podataka u koraku – žuto upozorenje s ikonom .

Slika 19: Pozicija upozorenja

5. Razlike starog e-Oglasnika i novog e-Oglasnika

Osim razlike u vidu zakonskog okvira tj. činjenice da je stari sustav podržavao Zakon o javnoj nabavi (NN 110/07, 125/08), koji je vrijedio do 31.12.2011., dok novi e-Oglasnik podržava „novi“ Zakon o javnoj nabavi (NN 90/11), koji vrijedi od 1.1.2012., sustavi se razlikuju i u nizu funkcionalnosti, koje su navedene u nastavku:

1. Pravni okvir - Zakon o javnoj nabavi

· Promijenjeni obrasci sukladno Uredbi o objavama javne nabave

· Usklađeni zakonski termini u sustavu

· Kontrola mogućih varijanti vrsta postupaka / vrsta ugovora / načina nabave

· Novi CPV i dodatni CPV rječnik

· Reference na članke zakona prilikom poništenja postupka ili pokretanja postupka za pregovarački postupak bez prethodne objave/ usluge iz dodatka IIB

2. Jedinstveni portal

· Objavljivanje svih objava na jednom portalu

· Pregled svih objava (ZOJN 110/07 i ZOJN 90/11)

· Popis objava - objave grupirane po vrstama objava i zakonu

· Veći broj podataka na pregledu objavljivanja

· Jednostavnija tražilica objava

· Statusi postupaka kod naručitelja razvrstani po vizualnim indikatorima

3. Registracija

· Nakon registracije se zaprima e-mail na kojemu ispisuju podatke o registraciji koji se šalju u NN telefaksom (nije potrebno poštom) – pojednostavljen postupak

· Nove korisnike unutar već registrirane organizacije otvaraju samo već registrirani korisnici (Admin naručitelja) – nije potrebna nova registracija

4. Korisničke uloge – link na opis uloga

· Admin postupka

· Admin nabave

· Admin postupka i nabave

· Admin naručitelja

· Jedinstveni pristupni podaci za objavljivanje i preuzimanje dokumentacije sa popisa objava

· Zajednički sandučić na razini organizacije i samih naručitelja (ovisno u ulozi)

· Sve korisničke uloge mogu preuzeti dokumentaciju za nadmetanje

5. Postupci objavljivanja

· Slanje objave do 18 sati

· Mogućnost brisanja i /ili korigiranja već poslane objave – do 18 sati

· Objave poslane subotom, nedjeljom i praznicima objavljuju se prvi idući radni dan

· Podaci uneseni u postupku se direktno kreiraju u obrazac objave – nema unošenja podataka na 2 mjesta (postupak i obrazac objave)

· Objava ispravka se vrši izmjenom podataka u samom postupku, koji se automatski popunjavaju u obrazac objave ispravka

· Prilikom objave Obavijesti o sklopljenim ugovorima, redoslijed popunjavanja prati sam tijek postupka nadmetanja – unos ponuda, odabir najpovoljnije ponude, sklapanje ugovora

· Unos svih ponuda

· U slučaju najniže cijene, aplikacija automatski odabire najpovoljniju ponudu

· Mogućnost objave ispravka objavljenih podataka iz Obavijesti o sklopljenim ugovorima – vrijednost ugovora (statistički izvještaj)

6. Dodatne funkcije u postupcima

· Mogućnost uvida u sve postupke na razini organizacije i pojedinih korisnika (u ovisnosti o korisničkoj ulozi)

· Prijenos prava na sudjelovanje u postupku na druge korisnike unutar organizacije

· Mogućnost uvida u sve priložene dokumente – aktivne i neaktivne (verzioniranje)

· Lista zainteresiranih potencijalnih ponuditelja na razini pojedinog dokumenta i pojedinih verzija dokumenta

· Mogućnost izvatka podataka u Excel i pdf format

6. Funkcionalnosti sustava

6.1. Naslovnica

Naslovnica e-Oglasnika sastoji se od nekoliko osnovnih dijelova:

- Zaglavlje – zaglavlje e-Oglasnika,

- Izbornik – izbornik s glavnim funkcionalnostima i podfunkcionalnostima e-Oglasnika,

- Brzi pristup objavama – poveznice za zadnjih pet dana objava i jednostavnu tražilicu ,

- e-Oglasnik upute – osnovno o elektroničkom oglasniku, te link za detaljne upute za korištenje e-Oglasnika,

-

ZAGLAVLJE

Korisni linkovi – lista poveznica na organizacije vezane za javnu nabavu, „stari“ e-Oglasnik i popis objava, te na sustav za e-Dražbu.

KORISNIK LINKOVI

FORMULAR ZA KONTAKT

BRZI PRISTUP OBJAVAMA

GDJE SAM?

e-OGLASNIK UPUTE

IZBORNIK

STARI e-OGLASNIK

Slika 20: Naslovnica

Strelica prema dolje kod Brzog pristupa objavama omogućava trenutno sakrivanje izbornika s lijeve strane, ukoliko je potrebno više mjesta za pregled podataka na glavnom dijelu ekrana. Kada se ponovno želi prikazati Brzi pristup objavama potrebno je kliknuti na gumb .

6.1.1. Formular za kontakt

Ukoliko korisnik zaboravi lozinku ili ima upit/prijedlog/primjedbu za službu za korisnike, tada može ispuniti formular za kontakt i poslati službi za korisnike, koja će u najkraćem mogućem vremenu riješiti zahtjev.

U formularu je potrebno popuniti slijedeća polja:

- Organizacija – iz koje je osoba koja je popunila obrazac

- Osoba za kontakt – ime i prezime osobe koja je popunila obrazac

- Korisničko ime – korisničko ime u e-Oglasniku

- Telefon – telefonski broj na kojem se može osobu, koja je poslala upit, kontaktirati

- e-pošta – e-mail adresa na koju se može osobu, koja je poslala upit, kontaktirati

- Pitanja, prijedlozi i primjedbe – gdje se upisuje problem sa zaboravljenom lozinkom ili neki prijedlog/upit…

Slika 21: Kontakt formular za upit/zaboravljenu lozinku

6.2. Registracija

Kako bi korisnik mogao registrirati i objaviti postupak javne nabave, te pripadajuću dokumentaciju potrebno provesti postupak registracije poslovnog subjekta i ovlaštene/odgovorne osobe ili više njih, koje će registrirati i objavljivati postupke.

6.2.1. Registracija poslovnog subjekta

Postupak registracije započinje klikom na „REGISTRACIJA“ na naslovnici e-Oglasnika.

Slika 22: Registracija novog poslovnog subjekta

Odabirom opcije „REGISTRACIJA“ na naslovnici, otvara se forma za registraciju.

Slika 23: Nulti korak registracije

Nulti korak registracije je odabir vrste subjekta: naručitelj ili preuzimatelj dokumentacije. Naručitelj može biti javni naručitelj ili sektorski naručitelj, te je potrebno odabrati jednu od opcija i kliknuti dalje.

1. korak: Osnovni podaci naručitelja

Slika 24: Unos osnovnih podataka

Potrebno je unijeti obavezne podatke:

- tvrtka/naziv

- državu

- OIB

2. korak: Djelatnost naručitelja

Slika 25: Odabir djelatnosti naručitelja

Odabire se djelatnost klikom na kućicu ispred pojedine djelatnosti.

3. korak: Adresa naručitelja

Slika 26: Unos adresa

Za unos nove adrese je odabrati opciju „Nova“ i unijeti obavezne podatke:

- tip podatke,

- adresa,

- poštanski broj,

- mjesto;

Neobavezni podaci:

- telefon,

- telefaks,

- e-pošta,

- napomena.

Obavezno je potrebno unijeti adresu sjedišta i adresu računa, makar su adrese iste.

Slika 27: Pregled kreiranih adresa

Ukoliko se želi izmijeniti unesene podatke adresa ili brisati pojedinu adresu, potrebno je označiti željenu adresu, te zatim odabrati opciju „Promijeni“ ili „Briši“.

4. korak: Bankovni račun

Za unos bankovnog računa potrebno je odabrati „Novi“, te odabrati poslovnu banku i upisati broj žiro računa.

Slika 28: Unos bankovnog računa

Za promjenu ili brisanje podataka računa potrebno je odabrati ciljani bankovni račun i odabrati „Promjena“ ili „Brisanje“.

5. korak: Kontakti naručitelja

Slika 29: Unos kontakata gospodarskog subjekta

Prilikom unosa novog kontakta odabirom opcije „Novi“, te unijeti obavezni podatak: naziv.

6. korak: Pregled registracije

Zadnji korak registracije poslovnog subjekta je pregled podataka poslovnog subjekta.

Slika 30: Sažetak

Ukoliko su podaci točni potrebno je odabrati opciju „Spremi“, a ukoliko nisu odabirom opcije „Nazad“ moguće je vratiti se do svih podataka, osim podataka iz nultog koraka.

6.2.2. Registracija korisnika

Po završetku registracije poslovnog subjekta, obavezno je odmah potrebno provesti registraciju barem jednog korisnika za registrirani poslovni subjekt.

1. korak: Osnovni podaci o korisniku

Slika 31: Unos osnovnih podataka korisnika

Potrebno je unijeti obavezne podatke:

- ime,

- prezime,

- OIB.

2. korak: E-pošta korisnika

Slika 32: Unos podataka o e-pošti korisnika

Također, kao obavezan podatak potrebno je unijeti e-mail adresu korisnika, kako bi sustav bio u mogućnosti slati e-mail obavijesti, kao što su: aktivacija korisničkog računa, „upload“ dokumentacije itd.

3. korak: Podaci prijave

Slika 33: Unos korisničkog imena i lozinke

Kako bi se novi korisnik mogao prijaviti na sustav, potrebno je obavezno definirati korisničko ime, te lozinku.

4. korak: Opći uvjeti poslovanja

Prije završetka postupka registracije korisnik obavezno treba prihvatiti opće uvjete poslovanja Narodnih novina, koje je moguće vidjeti klikom na „Opći uvjeti poslovanja“.

Slika 34: Prihvaćanje općih uvjeta poslovanja

5. korak: Pregled podataka korisnika

Prije potvrde podataka za registraciju, moguće je pregledati sve podatke korisnika i opcijom „Nazad“ vratiti se i promijeniti, ukoliko je neki od unesenih podataka kriv.

Slika 35: Sažetak podataka korisnika

6. korak: Aktivacija korisničkog računa

Klikom na opciju „Spremi“ automatski se podaci o registraciji e-mailom šalju službi za korisnike i samom korisniku.

Slika 36: Pregled e-maila za potvrdu registracije korisnika

Registracija nije završena sve dok korisnik koji/a je vršio registraciju Narodnim novinama ne pošalje ovjerene podatke za registriranje na telefaks. Korisnik obrazac za registriranje može preuzeti klikom na link „OVDJE“ u e-mailu koji je zaprimio/la.

Slika 37: Podaci o registraciji

Nakon što služba za korisnike zaprimi ovjerene podatke o registraciji, ista će aktivirati poslovnog subjekta i korisnika, korisnik dobiva e-mail potvrde da je korisnički račun aktiviran, te je korisnik od tog trenutka u mogućnosti prijaviti se na sustav.

Slika 38: E-mail potvrde o uspješnoj registraciji

6.3. Prijava i odjava sa sustava

6.3.1. Prijava na sustav

Korisnik se prijavljuje na sustav klikom na opciju „Prijava „ na naslovnici e-Oglasnika, čime se otvara forma za unos korisničkog imena i lozinke.

Slika 39: Početna stranica e-Oglasnika

Slika 40: Prijava na sustav

Klikom na gumb „Prijava“ korisnik se prijavljuje u sustav i sve što radi bilježi se pod njegovim/njezinim korisničkim imenom.

NAPOMENA: Ukoliko je korisnik zaboravio lozinku na formi za prijavu moguće je na istoj formi otvoriti formular za dobivanje nove lozinke, koja je opisana u poglavlju 6.1.2.

6.3.2. Odjava sa sustava

Kada je korisnik završio s radom u sustavu OBAVEZNO je potrebno odjaviti se iz sustava, što je moguće klikom na opciju „Odjava“ u gornjem lijevom uglu, kako druga osoba ne bi mogla pod korisnikovim imenom mijenjati postupke.

Slika 41: Odjava sa sustava

6.4. Javni oglasnik

Javni oglasnik je, kao što i ime kaže, javni dio e-Oglasnika, kojem može pristupiti bilo tko s pristupom Internetu i bez registriranog poslovnog subjekta i korisnika. Služi za pregled objava postupaka javne nabave.

Slika 42: Izbornik Javni oglasnik

6.4.1. Popis objava

Popis objava predstavlja popis svih objava postupaka javne nabave grupiranih po datumu objave, te vrsti objave i verziji Zakona.

Odabirom opcije „Popis objava“ na podizborniku „Javni oglasnik“ otvara se prikaz on-line objava. Prikaz je sažet na način da se prikazuju sve objave objavljene na današnji dan, dok su ostale objave pojedinih datuma „sakrivene“ i moguće ih je klikom na ikonu prikazati.

Slika 43: Popis on-line objava grupiranih po datumima

Unutar popisa objava objavljenih na određeni datum, objave su grupirane po vrsti objave i verziji Zakona, koji su označeni crvenom bojom.

Slika 44: Popis on-line objava za određeni datum grupiranih po vrsti objave

Klikom na ikonu prikazuju se sve objave ispisane po rednim brojem kako su poslane na objavu.

Slika 45: Popis on-line objava pojedine vrste

Klikom na naziv objave označen rednim brojem i plavom bojom otvaraju se osnovni detalji objave, popis priložene dokumentacije, te mogućnost otvaranja objave u html oblik (web stranica) ili pdf obliku.

PREGLED DOKUMENATA

DODATNE OPCIJE

PREGLED OSNOVNIH PODATAKA

PREGLED OBRASCA

Slika 46: Detalji objave

Dodatne opcije

Dodatne opcije omogućavaju slanje linka na objavu e-mailom, te ukoliko je korisnik registriran kao Ponuditelj i prijavljen može klikom na opciju „Uvrsti u Moja nadmetanja“, čime se pretplaćuje na dobivanje svih obavijesti vezanih za taj postupak.

6.4.2. Jednostavna tražilica

Jednostavna tražilica omogućava pretraživanje objavljenih dokumenata.

Slika 47: Popis objavljenih dokumenata i jednostavna tražilica

Moguće je pretraživati po svim vrstama polja koja se nalaze na tabličnom prikazu objava. Način i mogućnosti pretraživanja detaljno su objašnjenje u poglavlju 4.5. Tražilica/filtriranje.

Slika 48: Jednostavna tražilica

6.5. Postupci

Nakon prijave na sustav, korisniku se pozicioniranjem pokazivačem miša na opciju „Postupci“ na izborniku, otvara podizbornik s funkcionalnostima: Moji postupci, Postupci naručitelja, Novi postupak, Predlošci postupka.

6.5.1. Moji postupci

Funkcionalnost „Moji postupci“ omogućava pregled svih postupaka koje je korisnik kreirao.

Slika 49: Pristup mojim postupcima

Osim pregleda u prozoru „Moji postupci“ nalaze se i opcije: Novi postupak, Detalji, Povuci, Obriši, Kreiraj predložak iz postupka.

Slika 50: Opcije za postupak

U detalje postupka moguće je „ući“ dvostrukim klikom na postupak, klikom na opciju „Detalji“ ili desni klik na postupak pa „Detalji“.

Slika 51: Opcije na desni klik

Osim pregleda detalja postupka, na desni klik moguće je stornirati ili obrisati postupak (ako je u odgovarajućem statusu) , kreirati predložak iz postupka, te filtrirati postupke po nekom od polja tabličnog prikaza. Sve navedene opcije opisane u daljnjim poglavljima priručnika.

Novi postupak

Odabirom opcije „Novi postupak“ otvara se forma za unos novog postupka, što je detaljno opisano u poglavlju 6.5.3.

Detalji

OBAVIJESTI - LISTA OBRAZACA, DOKUMENTACIJE ZA NADMETANJE I PRILOGA

STATUS

NAVIGACIJSKO STABLO

PROCESI

OSNOVNI PODACI POSTUPKA

Slika 52: Detalji postupka

Opcija „Detalji“ otvara prikaz osnovnih podataka postupaka i detaljnih podataka postupka, po svim omogućenim procesima tj. procesima na koje je moguće kliknuti. Klikom na pojedini proces ispod osnovnih podataka: priprema postupka, ispravak postupka, ispravak odabira i sklapanje ugovora, poništenje postupka, te prikaz svih obavijesti, dokumentacije za nadmetanje i pripadajućih priloga.

Osnovni podaci postupka

U zaglavlju prozora prikazuju se osnovni podaci postupka, te trenutni status postupka.

Status postupka

Slika 53: Statusi postupka

Klikom na link status otvara se prozor s prikazom svih statusa postupka, datumima promjene statusa i korisnicima koji su izvršili promjenu. Promjena statusa događa automatski odnosno potaknuta nekom akcijom korisnika npr. slanjem na objavu obrasca „Poziv na nadmetanje“.

Navigacijsko stablo

Navigacijsko stablo predstavlja skup svih aktivnosti koje je moguće provoditi nad postupkom.

Dokumenti

Klikom na ikonu „Dokumenti“ prikazuje se lista svih do tog trenutka kreiranih i „uploadanih“ dokumenata u postupku, te osnovni podaci o dokumentima (oznaka dokumenta), datumi kreiranja/“uploadanja“/slanja/objave, te je moguće pregledati dokument html ili pdf formatu. Lista dokumenata se kreira po vremenu kreiranja od najstarijeg prema najmlađem.

Slika 54: Lista obavijesti

Sažetak

Opcija sažetak omogućava pregled svih sažetaka postupka. Ovisno o trenutnom statusu postupka tj. koliko procesa je provedeno nad postupkom . Ukoliko je proveden samo proces priprema postupka i objava poziva na nadmetanje tada će se prikazati jedan sažetak, a ukoliko su provedeni procesi priprema postupka, poziv na nadmetanje, ispravak poziva te odabir i ugovaranje tada će biti prikazano tri sažetka.

Slika 55: Sažetak

Rad s postupkom

Rad s postupkom predstavlja mogućnost pregleda svih procesa pojedinog postupka, te ovisno o statusu postupka provođenje pojedinog procesa (priprema postupka, ispravak postupka, odabir i sklapanje ugovora, ispravak odabira i sklapanje ugovora, poništenje postupka) u sustavu. Mogućnost provođenja pojedinog procesa za određeni postupak određeno je statusom postupka tj. samim tijekom procesa. Odnosno prije nego je npr. u otvorenom postupku proveden proces pripreme postupka (unosa svih osnovnih podataka postupka) i objavljen poziv na nadmetanje, nije moguće raditi ispravku postupka ili odabir i sklapanje ugovora, te su u tom trenutku ti procesi neaktivni odnosno sivi.

Klikom na pojedini aktivni proces otvara se forma za upis podataka vezano za odabrani proces.

Slika 56: Rad s postupkom

Unos podataka detaljno je opisan u poglavlju 6.5.3. Novi postupak.

Upravljačke funkcije

Upravljačke funkcije predstavljaju skup funkcija za upravljanje postupkom što uključuje prijenos prava rada s postupkom te generiranje liste zainteresiranih gospodarskih subjekata.

Klikom na ikonu + pokraj Upravljačkih funkcija otvara se podizbornik s funkcijama Lista zainteresiranih i Prijenos prava na postupak.

Lista zainteresiranih

Lista zainteresiranih gospodarskih subjekata predstavlja popis svih gospodarskih subjekata, koji su preuzeli dokumentaciju za nadmetanje, s informacijama koju točno dokument je preuzet, koja verzija tog dokumenta i u koje vrijeme.

Slika 57: Lista preuzimatelja

Prijenos prava na postupak

Prijenos prava na postupka je funkcionalnost koja omogućava prijenos prava rada s postupkom s jednog korisnika na drugog ili dodavanje dodatnog korisnika/službenika ili više njih, koji će imati prava rada s postupkom.

Slika 58: Dodavanje/prijenos prava na službenika

Novi korisnik/službenik se dodaje klikom na opciju „Dodaj“ čime se otvara popis svih registriranih službenika Naručitelja. Potrebno je označiti službenika kojeg se želi dodati te kliknuti „Prihvati“.

Slika 59: Pretraživanje službenika

Nakon odabira pojedinog službenika, još je potrebno istog spremiti odabirom opcije „Spremi“ na popisu svih dodanih službenika.

Slika 60: Pregled svih službenika koji imaju prava rada na postupku

Procesi postupka

Procesi postupka je funkcionalnost koja omogućava pregled svih mogućih procesa pojedinog postupka, a ovisi o vrsti postupka. Sami procesi mogu biti aktivni (crveni) ili neaktivni (sivi), što ovisi o trenutnom statusu postupka. Za detaljnije objašnjenje pogledati „Rad s postupkom“.

Obavijesti

Donji desni dio ekrana detalja postupka prikazuje lista obrazaca, dokumentacije za nadmetanje i priloga, koji su do tog trenutka kreirani i „uploadani“ u sustav. Za detaljnije objašnjenje pogledati „Dokumenti“.

Povuci

Slika 61: Povlačenje postupka

Opcija „Deaktiviraj“ omogućava privremeno ili trajno deaktiviranje postupka, koji je u bilo kojem statusu osim statusa „U pripremi“. Klikom na opciju „Deaktiviraj“ sustav porukom „Jeste li sigurni?“ dodatno pita za potvrdu povjačenja. Deaktiviranjem postupak postaje neaktivan (siv) i nije moguće vidjeti detalje postupka, ali se prikazuje na tabličnom prikazu svih postupaka.

Obriši

Opcija „Obriši“ omogućava brisanje postupka koji je u statusu „U pripremi“, odnosno koji je registriran i za kojeg je kreiran ili nije kreiran obrazac, ali nije poslan na objavu. Klikom na opciju „Briši“ sustav porukom „Jeste li sigurni?“ dodatno pita za potvrdu brisanjem. Brisanjem postupka isti više nije vidljiv na tabličnom prikazu postupaka.

Kreiraj predložak iz postupka

Opcija „Kreiraj predložak iz postupka“ omogućava kreiranje predloška iz kreiranog postupka, čime se korisniku olakšava kasniji unos sličnih novih postupaka. Predložak, koji se kreira iz postupka ima sve identične podatke kao i postupak iz kojeg je kreiran osim interne oznake postupka i evidencijskog broja nabave, te sam predložak dobiva naziv „Predložak_Naziv_Postupka“. Predlošci postupka detaljnije su objašnjeni u poglavlju 6.5.4.

6.5.2. Postupci naručitelja

Odabirom na podizborniku opcije „Postupci naručitelja“ otvara se popis svih postupaka naručitelja, kojem pripada korisnik. Ovu mogućnost ima samo uloga Admin naručitelja.

Slika 62: Postupci naručitelja

6.5.3. Novi postupak

Nakon prijave u sustav na glavnom meniju potrebno je odabrati opciju Postupci. Otvara se padajući izbornik u kojem je potrebno odabrati opciju „Novi postupak“.

Slika 63: Novi postupak

Na formi osnovnih podataka u postupku za javnog naručitelja moguće su slijedeće „Opcije obavijesti“:

· Bez prethodne obavijesti (otvoreni postupak, pregovarački postupak s prethodnom objavom, ograničeni postupak, pregovarački postupak bez prethodne objave, natjecateljski dijalog, otvoreni i ograničeni natječaj, postupak koji nije definiran Zakonom o javnoj nabavi i usluge iz dodataka IIb ).

· S prethodnom obavijesti (prethodna informacijska obavijest za robe i usluge, prethodna informacijska obavijest za radove i obavijest na profilu naručitelja).

· Koncesije (obavijest o namjeri davanja koncesije za javne radove i namjera davanja koncesije za koncesionare koji nisu javni).

Opcije obavijesti za sektorskog naručitelja su:

· Bez prethodne obavijesti (otvoreni postupak, pregovarački postupak s prethodnom objavom, ograničeni postupak, pregovarački postupak bez prethodne objave, natjecateljski dijalog, otvoreni i ograničeni natječaj, postupak koji nije definiran Zakonom o javnoj nabavi i usluge iz dodataka IIb ).

· S prethodnom obavijesti (prethodna indikativna obavijest, koja služi za pozivanje na nadmetanje ili služi za skraćivanje rokova, prethodna indikativna obavijest, koja ne služi za pozivanje na nadmetanje niti za skraćivanje rokova, obavijest o uspostavi sustava kvalifikacije koja služi za pozivanje na nadmetanje, obavijest o uspostavi sustava kvalifikacije, koja ne služi za pozivanje na nadmetanje i obavijest na profilu naručitelja).

Osnovni podaci o postupku

Slika 64: Osnovni podaci o postupku

Slika 65: Vrsta ugovora

Na koraku osnovni podaci, evidentiraju se obavezni podaci.

· Procijenjena vrijednost (bez PDV-a)

· Vrsta ugovora (isporuka roba, izvođenje radova i pružanje usluga)

· Vrsta postupka (otvoreni, pregovarački s prethodnom objavom, ograničeni, pregovarački bez prethodne objave, natjecateljski dijalog, otvoreni i ograničeni natječaj, izuzeće i usluge iz dodataka IIb ).

· Način nabave (okvirni sporazum s jednim gospodarskim subjektom ili okvirni sporazum s više gospodarskih subjekata ( bez e – dražbe)

Slika 66: Vrsta postupka

Na prikazanoj formi odabire se postupak javne nabave koji će provoditi Naručitelj.

Slika 67: Način nabave

Kartica „Način nabave“ je neobavezno polje, u kojem naručitelj može evidentirati sklapa li se okvirni sporazum s jednim ili više gospodarskih subjekata.

Osnovni podaci

Slika 68: Osnovni podaci

„Osnovni podaci“ - korak u kojem se vide polja s obaveznim podacima, koja su ispunjena u prethodnom koraku. Na lijevoj strani forme je pregled koraka postupka, u kojem sva polja koja su označena s crvenim kvačicama su koraci koji sadrže obavezna polja.

Podaci o postupku

Slika 69: Podaci o postupku

Obavezna polja za unos u ovoj formi su:

· Naziv (javni ili sektorski naručitelj unosi naziv predmeta nabave)

· Interna oznaka postupka (oznaka koju sam naručitelj određuje i taj se podatak ne objavljuje, a koristi se za lakše pretraživanje)

· Evidencijski broj nabave (broj nabave pod kojim naručitelj vodi postupak (npr. 01/12, MV-02/2012 ) i naručitelj ga sam određuje).

U postupcima za pripremu „Prethodne (informacijske) obavijesti“ i „Prethodne (indikativne) obavijesti – sektor“ evidencijski broj nabave nije obavezno polje bez obzira što ima oznaku “*“.

Polje koje nije obavezno ispuniti je „Nabava u ime drugih javnih/sektorskih naručitelja DA/NE“. U slučaju da se radi o nabavi u ime drugoga naručitelja klikne se na DA. Otvara ju se nova polja u koja je potrebno unijeti sve podatke o tom naručitelj. Dva polja su obavezna, a to su:

· Službeni naziv drugog naručitelja u čije ime naručitelj nabavlja

· OIB

Nakon unosa svih potrebnih podataka odaberemo gumb „Spremi“.

Služba/osoba zadužena za postupak

Slika 70: Služba/osoba zadužena za postupak

U koraku dva, potrebno je unijeti sve podatke koji su povezani s osobom ili službom, koja pokreće nabavu za određenog naručitelja. Obavezna polja u ovoj formi su.

· Služba za kontakt

· Ime i prezime osobe zadužene za kontakt

Nakon unosa svih potrebnih podataka klikne te na „Spremi i dalje“.

Podaci o različitim nadležnim uredima

Slika 71: Nadležni uredi

Korak „Nadležni uredi“ odnosi se na podatke unesene u prethodnom koraku. Ako se odabere opcija „Drugo“, podaci se ispisuju u „Prilogu A“ u obrascima.

Ako se odabere „Drugo“ u padajućem izborniku, otvora se nova forma sa svim potrebnim poljima za opis nadležnog ureda.

· Službeni naziv ( obavezno polje)

· OIB

· Poštanska adresa ( obavezno polje )

· Mjesto

· Poštanski broj

· Država

· Služba za kontakt

· Osoba za kontakt

· Telefon ( obavezno polje )

· E – pošta ( obavezno polje )

· Telefaks

· Internetska adresa: (URL )

Opis predmeta nabave

Slika 72: Podaci o predmetu nabave

U koraku „Opis predmeta nabave“ evidentiraju se bitni podaci o nabavi koju naručitelj nabavlja. Obavezna polja za unos su:

· Kratak opis ugovora ili nabave(a)

· Vrsta nabave i ugovora (veže se na vrstu ugovora, koju je naručitelj odabrao u nultom koraku, odnosno ovisno radi li se o robama, uslugama ili radovima). Npr. ukoliko se odaberu robe vrsta nabave može biti: kupnja, najam, zakup, leasing s ili bez opcije kupnje ili kombinacija svega navedenoga.

· Glavno mjesto ili lokacija radova, isporuke roba ili pružanja usluga

· NUTS kod (hijerarhijski sustav za identifikaciju i klasifikaciju prostornih jedinica za potrebe službene statistike u zemljama članicama Europske unije. Klikom na lookup, otvora se prozor u kojem korisnik odabire odgovarajući NUTS kod).

U slučaju da na početku postupka naručitelj u „Načinu nabave“ odabere „Okvirni sporazum s jednim ili više gospodarskih subjekata“, u ovom koraku se pojavljuju dopunska polja u kojima se ispunjavaju podaci za okvirni sporazum.

CPV rječnik

Slika 73: CPV rječnik

Jedinstveni rječnik javne nabave ( CPV ) je referentna nomenklatura koja se primjenjuje u postupku javne nabave, a istodobno osigurava istovjetnost s ostalim postojećim nomenklaturama. CPV glavni rječnik je obavezan podatak a moguće ga je pretražiti klikom na ikonu povećalo.

Slika 74: Traženje CPV – a

U formi se vidi način pretrage CPV – a putem oznake, opisa ili razine. Da bi se odbrao željeni CPV klikne se na „Prihvati“. Nadalje, moguće je odabrati dodatni CPV rječnik.

Odabirom opcije „Dodatni predmet(i) CPV – a DA/NE“. Odabirom DA otvaraju se nova 4 polja za upis CPV – a.

Količine i rokovi

Slika 75: Količina i opseg predmeta nabave, trajanje ugovora

Obavezno polje na šestom koraku je „Količina i opseg predmeta nabave“. U slučaju da će se ugovor obnavljati, unosi se broj mogućih obnavljanja ili raspon od – do. U slučaju ugovora o javnoj nabavi robe ili ugovora o javnim uslugama koji se trebaju obnoviti, procjena vremenskog okvira za ugovore koji će slijediti može biti u mjesecima ili danima.

Također, evidentira se trajanje ugovora ili rok izvršenja u mjesecima, danima ili razdoblju trajanja (ako je primjenjivo ). Nakon unosa svih potrebnih podataka potrebno je kliknuti na gumb „Spremi i dalje“.

Predmet nabave

Slika 76: Predmet nabave

Cjelokupan predmet nabave: Ako predmet nabave nije podijeljen po grupama ovaj korak zanemarite ( „Spremi dalje“ ).

Predmet nabave podijeljen po grupama: Ako je predmet nabave podijeljen po grupama odaberite opciju „Predmet podijeljen u grupe“. Sustav automatski prikazuje cjelokupan predmet nabave kao prvu grupu koju je potrebno izmijeniti s podacima za prvu grupu ( naziv, procijenjenu vrijednost grupe )na način kako je niže navedeno!!!

1. Mijenjanje podataka za pojedinu grupu:

· Označite (selektirate) predmet nabave

· Odaberete „Promijeni“

· Nakon izmjene odaberite „Prihvati“

2. Dodavanje nove grupe:

· Odaberete „Nova“

· Upišite naziv i procijenjenu vrijednost za navedenu grupu

· Odaberete „Prihvati“

Suma svih procijenjenih vrijednosti grupa nabave mora biti jednaka procijenjenoj vrijednosti predmeta nabave. Procijenjene vrijednosti unose se bez PDV – a. Ako želite obrisati grupu(e) označite (selektirate) grupu koju želite obrisati i odaberete „Briši“.

Podaci grupe predmeta nabave

Slika 77: Osnovni podaci za grupu predmeta nabave

Na ovoj formi se upisuju podaci za pojedinu grupu predmeta nabave. Određeni podaci se prenose iz prethodnog koraka, kada su kreirane grupe. Kratak opis grupe predmeta nabave je obavezno polje.

Kriterij za odabir

Slika 78: Kriterij za odabir ponude

Kriteriji mogu biti „Najniža cijena“ ili „Ekonomski najpovoljnija ponuda“. Za svaku grupu predmeta nabave se mogu zasebno definirati kriteriji za odabir. Ako se odabere opcija „Ekonomsko najpovoljnija ponuda“ kao kriterij odabira, a ne upiše niti jedan kriterij, smatra se da su kriteriji navedeni u dokumentaciji za nadmetanje. Ukoliko se žele upisati kriteriji za odabir, potrebno je odaberati opciju „Nova stavka“ i upisati vrstu kriterija, te njegov relativan značaj odnosno ponder u decimalnom obliku ( npr. 0,5 – značaj 50%). Odabirom opcije „Prihvati“ sprema se pojedini kriterij. Zbroj svih pondera mora biti 1. Ako se želi obrisati ili korigirati već upisani kriterij, potrebno je označiti kriterij, te odabrati željenu opciju „Promijeni“ ili „Obriši“.

Ako je predmet podijeljen u grupe, a kriterij za odabir pojedine grupe različit ( npr. U tri grupe je „Najniža cijena“, a u jednoj „Ekonomski najpovoljnija ponuda“ ), tada u grupi u kojoj je kriterij za odabir „Ekonomski najpovoljnija ponuda“ ne treba upisivati kriterije. Smatra se da su kriteriji navedeni u dokumentaciji za nadmetanje. Također ako se radi o „Ekonomski najpovoljnijoj ponudi“ moguće je odabrati postoji li „Alternativna ponuda“.

Uvjeti ugovaranja

Slika 79: Uvjeti koji se odnose na ugovor

U kartici „Uvjeti ugovaranja“ se evidentiraju uvjeti koji se odnose na ugovor. Uvjeti mogu biti:

· Tražena jamstva

· Bitni uvjeti vezani uz financiranje i plaćanja

· Pravni oblik koji će se poslije odabira zahtijevati od zajednice ponuditelja ili natjecatelja

· Ostali posebni uvjeti

Uvjeti sudjelovanja

Slika 80: Uvjeti sudjelovanja

U cilju unosa, mijenjanja ili brisanja pojedinih stavaka iz „Uvjeta sudjelovanja“ potrebno je označiti pojedino polje, te odabrati željenu akciju.

· „Nova stavka“ ( dodavanje novog uvjeta )

· „Prihvati“ ( spremanje unošenog teksta za pojedini uvjet )

· „Odustani“ ( odustajanje od spremanja teksta za pojedini uvjet )

· „Promijeni“ ( mijenjanje teksta u već spremljenom uvjetu )

· „Obriši“ ( brisanje već spremljenog uvjeta )

Administrativni podaci

Slika 81: Administrativni podaci o postupku

„Rok za dostavu ponuda“ odnosi se na otvoreni postupak.

„Rok za dostavu zahtjeva za sudjelovanje“ odnosi se na ograničeni, pregovarački s prethodnom objavom i natjecateljski dijalog.

Datum se može odabrati na kalendaru ili ga upisati u formatu „d.d.mm.gggg“.

Vrijeme se upisuje u formatu „hh:mm“.

Rok valjanosti ponude može se izraziti do određenog datuma, mjeseca ili danima. Ako je izražen u mjesecima ili danima misli se na razdoblje od isteka roka za dostavu ponuda.

Ranije objave vezane uz isti predmet nabave – ovdje se navode eventualne objave koje se odnose na isti predmet javne nabave (prethodna (Informacijska/indikativna) obavijest, obavijest na profilu naručitelja, sustav kvalifikacije ili bilo koju drugu raniju objavu vezanu za navedeni predmet nabave).

Žalbeni postupak

Slika 82: Podaci vezani uz žalbeni postupak

Na koraku „Žalbeni postupak“ unose se detaljni podaci o rokovima za podnošenje žalbe, službeni naziv službe od koje se mogu dobiti podaci o podnošenju žalbe.

Dodatne informacije

Slika 83: Dodatne informacije

U koraku „Dodatne informacije“ unose se podaci hoće li se postupak ponavljati, je li je ugovor vezan s projektom ili programom koji se financira iz fondova Europske unije, te obrazloženja, ako je nabava vezana za projekte EU – a kao i ostali dodatni podaci.

Uvjeti za preuzimanje dokumentacije

Slika 84: Uvjeti za preuzimanje dokumentacije i dodatne dokumentacije

"Rok za preuzimanje dokumentacije ili zahtijevanje dijelova dokumentacije koji se ne mogu elektronički staviti na raspolaganje - Datum" i "Vrijeme preuzimanja" - rok i vrijeme se ne upisuju ako se elektronički prilaže cjelokupna dokumentacija za nadmetanje sa svim potrebnim prilozima.

Kada koristiti opciju "Dokumentacija se naplaćuje"?

Članak 78. stavak 3. Zakona o javnoj nabavi (NN 90/11):

(3) Javni naručitelj ne smije od gospodarskog subjekta zahtijevati naknadu troškova za izradu i stavljanje na raspolaganje dokumentacije za nadmetanje te moguće dodatne dokumentacije niti to isto postavljati kao uvjet za preuzimanje dokumentacije. Iznimno, javni naručitelj smije u otvorenom postupku javne nabave od gospodarskog subjekta zahtijevati samo naknadu poštanskih troškova slanja onog dijela dokumentacije koji iz tehničkih razloga nije moguće neograničeno i u cijelosti elektronički staviti na raspolaganje.

Opcije objavljivanja

Slika 85: Opcije objavljivanja

"Datum slanja" označava datum slanja objave.

Datum slanja može biti bilo koji dan u godini, a objave se objavljuju isključivo radnim danom od ponedjeljka do petka.

Do 18:00 sati je moguće slati na objavu s tekućim datumom slanja. Nakon 18:00 sati, moguće je odabrati prvi sljedeći dan (uključujući blagdane, subotu i nedjelju).

Objava je prvi sljedeći radni dan od datuma slanja.

(npr. ako je obrazac poslan do 18 sati, 17.2.2012. u petak ili 18.2.2012. u subotu ili 19.2.2012. u nedjelju, biti će objavljen 20.2.2012. u ponedjeljak).

"Objava u tiskanom izdanju" je dobrovoljna (nema zakonske obveze). Ukoliko se odabere navedena opcija objava se objavljuje i u tiskanom izdanju Narodnih novina, uz dodatnu nadoplatu, u posebnom dodatku "Objave iz Elektroničkog oglasnika javne nabave" u prvom sljedećem mogućem terminu.

Postavljanje dokumentacije

Slika 86: Postavljanje („upload“) dokumentacije

Postavljanje dokumentacije: Dokumentaciju za nadmetanje prilaže se odabirom opcije „Odaberi“ -> „Otvori/Open“ -> „Spremi“.

Postavljanje priloga: Sve ostale dokumente, prilaže se jedan po jedan, koristeći opciju „Dodaj dokument“.

Povlačenje dokumenata: Dokument se povlači odabirom opcije „Povuci“, a ponovno aktivira odabirom opcije „Aktiviraj“.

Verzioniranje dokumenata: Eventualnu novu verziju dokumentacije za nadmetanje ili priloga postavlja se „preko“ postojeće odabirom opcije „Odaberi“ -> „Otvori/Open“ -> „Spremi“. Popis svih verzija priloženih dokumenata moguće je pregledati odabirom opcije „Verzije“. Također, moguće je pregledati sadržaj svih verzija. Potencijalnim ponuditeljima je vidljiv samo posljednji priloženi dokument.

Info: Datumi - datum prilaganja (upload) dokumentacije.

Aktivan/Povučen - status dokumenta.

Verzije - popis svih verzija priloženih dokumenata.

Lista preuzimanja - popis ponuditelja koji su preuzeli priloženi dokument

Akcije: Povuci/Aktivan - povlačenje, odnosno ponovno aktiviranje dokumenta.

Dodaj dokument - opcija koja se koristi za prilaganje („upload“) ostalih dokumenata, koji idu kao prilog uz objavu i dokumentaciju za nadmetanje.

Poziva na nadmetanje

Slika 87: Kreiranje poziva na nadmetanje

Kreiranje objave: Odabirom opcije "Kreiraj" kreira se obrazac objave (npr. Poziv na nadmetanje, Obavijest o sklopljenom ugovoru i dr.). Sustav u pozadini povlači podatke koji su upisani u koracima, te ih unosi u obrazac objave na odgovarajuća mjesta. Obrazac objave se zatim otvara u PDF formatu koji je pogodan za pregled i ispis na pisaču.

Slanje na objavljivanje: Nakon provjere ispravnosti podataka, ako je sve ispravno uneseno, obrazac objave šalje se na objavljivanje odabirom opcije "Pošalji na objavu". Potvrdu o uspješnom slanju sustav šalje na korisničku adresu e-pošte i "Ulaznu poštu" EOJN-a.

NAPOMENA: Nakon slanja, zbog dodatne sigurnosti, potrebno je provjeriti indikator postupka na sljedeći način: U izborniku "Postupci" odaberete "Moji postupci". Plava boja indikatora postupka garancija je uspješnog slanja!

Sljedeći radni dan (kada je objava objavljena) sustav također šalje potvrdu o uspješnoj objavi.

NAPOMENA: Ako se uoče greške, nakon slanja na objavu, a prije 18:00 sati, moguće je izmijeniti podatke. Po izmjeni podataka u odgovarajućim koracima, prethodno kreirani obrazac se automatski briše i obustavlja se slanje. Zato je vrlo važno ponoviti proces kreiranja i slanja! Inače objava neće biti poslana na objavljivanje!

Slanje na odobrenje: Ako korisnik nema odgovarajuću korisničku ulogu za slanje na objavu, obrazac objave šalje se na odobrenje, odabirom opcije "Pošalji na odobrenje". U tom slučaju nadređena uloga, nakon provjere podataka, šalje obrazac objave na objavljivanje.

Sažetak

Slika 88: Pregled podataka postupka – sažetka

U Sažetku se nalazi pregled upisanih podataka postupka po koracima. Sažetak možete izvesti („export“) u HTML i InDesign format.

Ispravak postupka

Slika 89: Ispravak postupka

Nakon objave poziva na nadmetanje moguće je izvršiti ispravak poziva na nadmetanje/odgovarajuće objave.

Podaci se prvo ispravljaju ili dopunjavaju u samom postupku po redoslijedu odnosno po koracima.

· Od 0. do 14. koraka u otvorenom postupku se ručno mijenjaju podaci

· Od 0. do 16. koraka u ograničenom, pregovaračkom postupku s prethodnom objavom i natjecateljskom dijalogu se ručno mijenjaju podaci.

Promjene u obavijesti

Slika 90: Promjene u obavijesti

U ovom koraku se označavaju vrste promjena u postupku. Ako se radi o ispravci u padajućem izbornik odabiremo DA. Polje „Promjena samo u osnovnoj objavi“ naručitelj bira u izborniku vrše li se promjene u osnovnoj objavi, u dokumentaciji za nadmetanje ili oboje. Ako postoje dodatne informacije, koje je potrebno objaviti, vezano za ispravak, polje „Dodatne informacije“ korisnik označava potvrdno, te u polju „Ostali dodatni podaci“ ili u dokumentu koji se prilaže, kao novi prilog uz objavu u koraku „Postavljanje dokumentacije“, upisuje sve dodatne informacije.

Informacije koje se ispravljaju

Slika 91: Informacije koje se ispravljaju

U slučaju da nije bilo nikakvih ispravljanja u samom pozivu na nadmetanje/odgovarajućem obrascu objave, u koraku „Informacije koje se ispravljaju“ nije potrebno ništa upisati.

Slika 92: Informacije koje su ispravljene

Ukoliko ima ispravaka u samom obrascu objave/pozivu, nakon provedenih ispravaka podataka po koracima, vrlo je važno provjeriti jesu li povučeni svi ažurirani podaci, koji su upisani. U slučaju da nisu, obavezno ih je ručno dodati, kako bi se objavili na odgovarajući način, odnosno u skladu sa standardnim obrascima Europske unije! Obrazac zahtjeva da je jasno vidljivo mjesto, umjesto čega i kako ispravno glasi izmijenjena informacija.

Pod "sve informacije" podrazumijevaju se sve informacije osim:

· Datuma (npr. Rok za dostavu ponuda)

· Informacije vezane za adrese i osobe za kontakt

Ukoliko se žele izmijeniti informacije, koje nisu automatski povučene klikne na gumb „Dodaj“, a u slučaju da je bilo ispravljenih podataka , a u trenutnoj formi se nisu pokazali, potrebno je kliknuti na „Osvježi“.

Datumi koji se ispravljaju

Slika 93: Datumi koji se ispravljaju

Na formi za ispravljanje datuma vrijedi isto pravilo kao i na prethodnom koraku. U slučaju da je bilo ispravljanih datuma, sustav će ih ovdje automatski povući, ali ako korisnik nije ispravio datum u prijašnjim koracima, može to učiniti u ovom koraku. „Dodaj“ je opcija koja se koristi za dodavanje izmijenjenih datuma, koji nisu automatski povučeni , a gumb „Osvježi“ automatski osvježava listu ažuriranih podataka.

Slika 94: Obavijest o provjeri da li ste uskladili promjene podataka

Prikaz slike 94 će se pojavljivati nakon svakog koraka radi sigurnosti naručitelja da je ispravio sve podatke koje je trebalo ispraviti.

Adrese i kontakti koji se ispravljaju

Slika 95: Adrese i kontakti koji se ispravljaju

U ovom koraku upisuju se eventualne izmjene informacija vezanih za adrese i osobe za kontakt. Mjesto na kojem se nalazi tekst koji se ispravlja – upisuje se razni podaci o adresi i kontaktu na kojima se mogu dobiti daljnji podaci.

Dodatak obavijesti

Slika 96: Tekst koji se dopunjuje u osnovnoj objavi

Mjesto na kojem se nalazi tekst koji se dopunjuje – upisuje se npr. Uvjeti i dokumenti kojima gospodarski subjekt dokazuje svoju sposobnost.

Tekst koji se dopunjuje – upisuje se npr. jedan ili više uvjeta koje ste ispustili u osnovnoj objavi.

Opcije objavljivanja

Slika 97: Opcije objavljivanja

"Datum slanja" – označava datum slanja objave. Datum slanja može biti bilo koji dan u godini, a objave se objavljuju isključivo radnim danom od ponedjeljka do petka. Do 18:00 sati moguće je slati na objavu s tekućim datumom slanja. Nakon 18:00 sati, moguće je odabrati prvi sljedeći dan (uključujući blagdane, subotu i nedjelju). Objava je prvi sljedeći radni dan od datuma slanja. (npr. ako je poslano do 18:00 sati, 17.2.2012. u petak ili 18.2.2012. u subotu ili 19.2.2012. u nedjelju, obrazac objave će biti objavljen 20.2.2012. u ponedjeljak).

"Objava u tiskanom izdanju" – oglasi se dobrovoljno (nema zakonske obveze) objavljuju u tiskanom izdanju Narodnih novina, uz dodatnu nadoplatu, u posebnom dodatku "Objave iz Elektroničkog oglasnika javne nabave" u sljedećem mogućem terminu.

Postavljanje dokumentacije

Slika 98: Postavljanje (upload) dokumentacije

Postupak izmjene dokumentacije za nadmetanje:

1. Potrebno izmijeniti dokumentaciju za nadmetanje na osobnom računalu.
2. Priložiti izmijenjenu dokumentaciju odabirom opcije „Odaberi“ -> „Otvori/Open“ -> „Spremi“.

Potencijalnim ponuditeljima/zainteresiranim gospodarskim subjektima sustav automatski šalje e-poštom informaciju o promjeni. Nakon „uploada“, izvorna dokumentacija više neće biti vidljiva potencijalnim ponuditeljima.

Ako je potrebno da vidljiva bude i izvorna dokumentacija, izmijenjenu dokumentaciju dodaje se opcijom "Dodaj dokument". Dakle, kao novi prilog. Isti postupak primjenjujete i za ostale objavljene priloge.

Datumi – datum prilaganja (uploada) dokumentacije.

Aktivan/Povučen – status dokumenta.

Verzije – popis svih verzija priloženih dokumenata.

Lista preuzimanja – popis potencijalnih ponuditelja koji su preuzeli priloženi dokument.

Povuci/Aktiviraj – ovdje je moguće povući, odnosno ponovno aktivirati dokument.

Dodaj dokument – opcija koja se koristi za prilaganje (upload) ostalih dokumenata, koji idu kao prilog uz objavu i dokumentaciju za nadmetanje.

Dodatne informacije, ispravak poziva na nadmetanje

Slika 99: Izmjena poziva na nadmetanje

Kreiranje objave: Odabirom opcije "Kreiraj" kreirate obrazac objave (npr. Poziv na nadmetanje, Obavijest o sklopljenom ugovoru i dr.). Sustav u pozadini povlači podatke koji su upisani u koracima, te ih unosi u obrazac objave na odgovarajuća mjesta.

Slika 100: Kreirana obavijest o ispravci poziva na nadmetanje

Nakon kreiranja obrasca, moguće je obrazac otvoriti u PDF ili HTML formatu i pregledati popunjeni obrazac.

Slanje na objavljivanje: Nakon provjere ispravnosti podataka, ako je sve ispravno uneseno, obrazac objave je potrebno poslati na objavljivanje, odabirom opcije "Pošalji na objavu".Potvrdu o uspješnom slanju sustav automatski šalje na korisnikovu adresu e-pošte i "Ulaznu poštu" EOJN-a.

Sljedeći radni dan sustav također šalje i potvrdu o uspješnoj objavi. Ako su uočene greške, nakon izmjene podataka u odgovarajućim koracima, kreirani obrazac se briše i obustavlja se slanje. Zato je vrlo važno ponoviti proces kreiranja i slanja! Inače objava neće biti poslana na objavljivanje!

Slanje na odobrenje: Ako korisnik nema odgovarajuću korisničku ulogu, obrazac objave šalje na odobrenje odabirom opcije "Pošalji na odobrenje". U tom slučaju nadređena uloga, nakon provjere podataka, šalje obrazac objave na objavljivanje.

Odabir i sklapanje ugovora

Slika 101: Kartica za odabir i sklapanje ugovora

Osnovni podaci

Slika 102: Osnovni podaci nadmetanja

U koraku osnovni podaci se prenose podaci iz poziva za nadmetanje, odnosno naziv i interna oznaka postupka. Polje „Ranije objave vezane uz isti predmet nabave DA/NE“ omogućava povezivanje objave sklapanja ugovora s određenom ranijom objavom. Ako se odabere DA, veže se pojedina ranija objava uz postupak.

Ponude

Slika 103: Ponude

Odaberi ponuditelja – klikom na polje biraju se ponuditelji (iz registra) koji su dostavili ponudu.

Unesi novog ponuditelja – ako ponuditelj nije u registru unosi ga se ručno. Obavezno je odabrati/unijeti odabranog ponuditelja, a moguće je odabrati/unijeti sve koji su dostavili ponudu. Ako je predmet nabave podijeljen na grupe, obavezno je odabrati/unijeti sve odabrane ponuditelje za svaku grupu.

U sljedećem koraku "Podaci ponuda"naručitelj upisuje osnovne podatke o ponudi.

Podaci ponuda

Slika 104: Unos i pregled podataka ponuda

U ovom koraku upisuju se osnovni podaci o ponudi:

1. oznaka ponude, status ponude, datum i vrijeme zaprimanja i eventualna napomena te
2. cijena bez PDV-a, s PDV-om, stopa PDV-a i status ponude.

Ako je predmet podijeljen na grupe, upisuju se osnovni podaci o ponudi (cijena bez i s PDV-om i stopu) za sve grupe za koje je ponuditelj dostavio ponudu. Za koje nije, ostavljate prazna polja.

Predmet nabave i ostale ponude

Slika 105: osnovni podaci predmeta nabave i ostale ponude

Cjelokupan predmet nabave – upisuje se broj zaprimljenih ponuda, najniža i najviša ponuda (s PDV-om) i stopa za cjelokupan predmet nabave.

Predmet podijeljen na grupe – podaci o broju zaprimljenih ponuda, najnižoj i najvišoj ponudi (s PDV-om) i stopi za svaku grupu posebno u sljedećim koracima "Grupa predmeta". Polja predviđena za cjelokupan predmet nabave ne ispunjavaju se.

Grupa predmeta

Slika 106: Podaci o grupama i ostalim ponudama

U ovom koraku upisuju se podaci o broju zaprimljenih ponuda, najnižoj i najvišoj ponudi (s PDV-om) za svaku grupu posebno. Ove stavke nisu obavezna polja.

Podaci grupe predmeta nabave se automatski prenose.

Odabir

Slika 107: Odabir

Ako je kriterij najniža cijena, sustav automatski odabire najpovoljniju ponudu.

Ako je kriterij ekonomski najpovoljnija ponuda, korisnik samostalno odabire najpovoljnijeg ponuditelja. Ukoliko se namjerava sklopiti okvirni sporazum s više gospodarskih subjekata, a kriterij je ekonomski najpovoljnija ponuda, moguće je čekirati jednog, više ili sve gospodarske subjekte.

Ugovori

Slika 108: Dodjeljivanje ugovora

Na koraku „Ugovori“ potrebno je odabrati opciju „Dodijeli ugovor“ i otvara se mogućnost da se klikom na lookup otvori lista odabranih ponuditelja, s vrijednostima koje su ponudili za predmet nabave ili grupe predmeta nabave.

Slika 109: Ugovorna strana

Podaci ugovora

Slika 110: podaci o ugovoru

U ovom koraku upisuju se osnovni podaci o ugovoru:

1. datum sklapanja ugovora
2. trajanje ugovora (izražen u godinama ili mjesecima) i
3. podaci o dijelu ugovora koji se daje u podugovor (ako ga imate).

Ako je odabrani ponuditelj sklopio ugovor za više grupa, obavezno označiti "kvačicom" sve grupe koje pripadaju istom ugovoru.

Opcije objavljivanja

Slika 111: Opcije objavljivanja obavijesti o sklopljenim ugovorima

"Datum slanja" – označava datum slanja objave. Datum slanja može biti bilo koji dan u godini, a objave se objavljuju isključivo radnim danom od ponedjeljka do petka. Do 18:00 sati moguće je slati na objavu s tekućim datumom slanja. Nakon 18:00 sati, moguće je odabrati prvi sljedeći dan (uključujući blagdane, subotu i nedjelju). Objava je prvi sljedeći radni dan od datuma slanja. (npr. ako ste poslali do 18 sati, 17.2.2012. u petak ili 18.2.2012. u subotu ili 19.2.2012. u nedjelju, obrazac objave će biti objavljen 20.2.2012. u ponedjeljak).

"Objava u tiskanom izdanju" - oglasi se dobrovoljno (nema zakonske obveze) objavljuju u tiskanom izdanju Narodnih novina u posebnom dodatku "Objave iz Elektroničkog oglasnika javne nabave" u prvom sljedećem mogućem terminu.

Sklapanje ugovora

Slika 112:Kreiranje obavijesti o sklopljenim ugovorima

Kreiranje objave: Odabirom opcije "Kreiraj" kreira se obrazac objave (npr. Obavijest o namjeri sklapanja ugovora, Obavijest o sklopljenom ugovoru i dr.). Sustav u pozadini povlači podatke koji su upisani u pojedinim koracima, te ih unosi u obrazac objave na odgovarajuća mjesta. Obrazac objave se zatim otvara u PDF formatu, koji je pogodan za pregled i ispis na pisaču.

Ako se uočili greška u podacima obrasca, nakon izmjene podataka u odgovarajućim koracima, kreirani obrazac se automatski briše i obustavlja se slanje. Zato je vrlo važno ponoviti proces kreiranja i slanja! Inače objava neće biti poslana na objavljivanje!

Slanje na odobrenje: Ako korisnik nema odgovarajuću korisničku ulogu, obrazac objave šalje na odobrenje odabirom opcije "Pošalji na odobrenje". U tom slučaju nadređena uloga, nakon provjere podataka, šalje obrazac objave na objavljivanje.

Slika 113: Pregled obrazaca

Slanje na objavljivanje: Nakon provjere ispravnosti podataka, ako je sve ispravno uneseno, obrazac objave šaljete na objavljivanje odabirom opcije "Pošalji na objavu". Potvrdu o uspješnom slanju sustav šalje na korisničku adresu e-pošte i "Ulaznu poštu" EOJN-a. U slučaju ako naručitelj odluči kreirati i objaviti „Obavijest o namjeri sklapanja ugovora, nakon te objave može kreirati i objaviti „Obavijest o sklopljenim ugovorima“(npr. Pregovarački bez prethodne objave ili Usluge iz Dodatka IIB).

Sažetak odabira i dodjele ugovora

Slika 114: Sažetak

U Sažetku se nalazi pregled upisanih podataka postupka po koracima. Sažetak možete izvesti u HTML i InDesign formatu.

Ispravak odabira i sklapanja ugovora

Slika 115: Ispravak odabira i sklapanja ugovora

Ispravak odabira i sklapanja ugovora korisnik pokreće iz forme detalja postupka klikom na opciju „Ispravak odabira i sklapanje ugovora“.

Promjene u obavijesti

Slika 116: Promjene u obavijesti

U ovom koraku označava se vrsta promjene u postupku. U slučaju "Ispravka odabira i dodjele ugovora", označava se radi li se o: "Promjeni samo u osnovnoj objavi" ili "Promjeni u dokumentaciji za nadmetanje" ili "Oboje". "Dodatne informacije" označavaju se potvrdno u slučaju dodatnih informacija. Sadržaj se upisuje u "Ostale dodatne podatke" ili u dokumentu kojeg se prilaže, kao novi prilog uz objavu u koraku "Postavljanje dokumentacije", opcija "Dodaj dokument".

· Od 0. do 5 koraka za sve postupke koji imaju poziv na nadmetanje se prenose evidentirani podaci iz odabira i sklopljenih ugovora i mogu se ažurirati (npr. otvoreni, pregovarački postupak s prethodnom objavom, ograničeni i natjecateljski dijalog )

· Od 0. do 7 koraka za sve postupke koji nemaju poziv na nadmetanje također se prenose podaci iz odabira i sklopljenih ugovora i mogu se ažurirati (npr. pregovarački postupak bez prethodne objave, usluge iz Dodatka IIB i izuzeće od primjene Zakona).

Ostali koraci služe za kontrolu, ažuriranje i dopunjavanje ispravljenih podataka.

Informacije koje se ispravljaju

Slika 117: Informacije koje se ispravljaju

Vrlo je važno provjeriti jesu li povučene sve informacije koje su prethodno ispravljene u ispravci odabira i sklopljenih ugovora. U slučaju da nisu, obavezno ih treba ručno dodati, kako bi se objavile na odgovarajući način, odnosno u skladu sa standardnim obrascima Europske unije!

Obrazac zahtjeva da je jasno vidljivo mjesto, umjesto čega i kako ispravno glasi izmijenjena informacija. Pod "sve informacije" podrazumijevaju se sve informacije osim:

• datuma (npr. Rok za dostavu ponude) i
• informacija vezanih za adrese i osobe za kontakt.

Unose se u sljedeća dva koraka.

Dodaj – opcija koja se koristi za dodavanje izmijenjenih informacija koje nisu automatski povučene.

Osvježi – osvježava listu automatski povučenih podataka.

Slika 118: Provjera usklađenih i promijenjenih podataka

Poslije svakog koraka za ažuriranje i ispravljanje podataka, pojaviti će se obavijest je li korisnik uskladio promjenu podataka na postupku i u popisu promjena.

Datumi koji se ispravljaju

Slika 119: Forma za ispravljanje datuma

Obrazac zahtjeva da je jasno vidljivo mjesto, umjesto čega i kako ispravno glasi izmijenjena informacija.

Dodaj – opcija koja se koristi za dodavanje izmijenjenih datuma koji nisu automatski povučeni.

Osvježi – osvježava listu automatski povučenih podataka.

Ako nisu ispravljeni datumi, opcijom "Spremi i dalje" prelazi se u novi korak.

Adrese i kontakt(i) koji se ispravljaju

Slika 120. Adrese i kontakt(i) koji se ispravljaju

U ovom koraku upisuju se eventualne izmjene informacija vezanih za adrese i osobe za kontakt.

Mjesto na kojem se nalazi tekst koji se ispravlja – upisuje se npr. Adrese i kontakti na kojima se mogu dobiti daljnji podaci, dok se u ostala polja upisujete ispravne podatke.

Dodatak obavijesti

Slika 121: tekst koji se dopunjuje u osnovnoj objavi

U ovom koraku se upisuju eventualne dopune.

Mjesto na kojem se nalazi tekst koji se dopunjuje – upisuje se npr. Uvjeti i dokumenti kojima gospodarski subjekt dokazuje svoju sposobnost.

Tekst koji se dopunjuje – upisuje se npr. jedan ili više uvjeta koje ste ispustili u osnovnoj objavi.

Opcije objavljivanja

Slika 122: Opcije objavljivanja

"Datum slanja" – označava datum slanja Vaše objave.

Datum slanja može biti bilo koji dan u godini, a objave se objavljuju isključivo radnim danom od ponedjeljka do petka.

Do 18:00 sati moguće je slati na objavu s tekućim datumom slanja. Nakon 18:00 sati, moguće je odabrati prvi sljedeći dan (uključujući blagdane, subotu i nedjelju).

Objava je prvi sljedeći radni dan od datuma slanja. (npr. ako je poslan do 18 sati, 17.2.2012. u petak ili 18.2.2012. u subotu ili 19.2.2012. u nedjelju, obrazac objave će biti objavljen 20.2.2012. u ponedjeljak)

"Objava u tiskanom izdanju" - oglasi se dobrovoljno (nema zakonske obveze) objavljuju u tiskanom izdanju Narodnih novina u posebnom dodatku "Objave iz Elektroničkog oglasnika javne nabave" u prvom sljedećem mogućem terminu.

Slika 123: Datum slanja ove obavijesti mora biti uvijek veći od današnjeg

Dodatne informacije

Slika 124: Kreiranje ispravka odabira i sklopljenih ugovora

Kreiranje objave: Odabirom opcije "Kreiraj" kreira se obrazac objave (npr. Poziv na nadmetanje, Obavijest o namjeri o sklopljenim ugovorima, Obavijest o sklopljenim ugovorima i dr.). Sustav u pozadini povlači podatke koji su upisani u koracima, te ih unosi u obrazac objave na odgovarajuća mjesta. Obrazac objave se zatim otvara u PDF formatu, koji je pogodan za pregled i ispis na pisaču.

Slanje na objavljivanje: Nakon provjere ispravnosti podataka, ako je sve ispravno uneseno, obrazac objave šalje se na objavljivanje odabirom opcije "Pošalji na objavu". Potvrdu o uspješnom slanju sustav šalje na korisničku adresu e-pošte i "Ulaznu poštu" Elektroničkog oglasnika javne nabave. Sljedeći radni dan sustav šalje i potvrdu o uspješnoj objavi. Ako ste uočili greške, nakon izmjene podataka u odgovarajućim koracima, kreirani obrazac se briše i obustavlja se slanje. Zato je vrlo važno ponoviti proces kreiranja i slanja! Inače objava neće biti poslana na objavljivanje!

Slika 125: Pregled obrazaca

Slanje na odobrenje: Ako korisnik nema odgovarajuću korisničku ulogu, obrazac objave šalje se na odobrenje odabirom opcije "Pošalji na odobrenje". U tom slučaju nadređena uloga, nakon provjere podataka, šalje obrazac objave na objavljivanje.

Poništenje

Slika 126: Poništenje postupka

Ukoliko su stečeni uvjeti za poništenje postupka potrebno je u sustavu poništiti postupak kroz proces „Poništenje postupka“, za cjelokupan predmet nabave odnosno za grupu ili dio predmeta nabave. Poništenje je moguće:

• 1. ako postanu poznate okolnosti koje bi, da su bile poznate prije pokretanja

postupka JN, dovele do neobjavljivanja poziva na nadmetanje, ili

• 2. ako postanu poznate okolnosti koje bi, da su bile poznate prije pokretanja

postupka, dovele do sadržajno bitno drugačijeg poziva i/ili dokumentacije, ili

• 3. ako nakon isključenja ponuda ne preostane nijedna prihvatljiva ponuda, ili

• 4. ako nije pristigla nijedna ponuda, ili

• 5. ako se po kriteriju odabira ek. najpovoljnije ponude ne može izvršiti odabir, ili

• 6. ako je cijena najpovoljnije ponude veća od planiranih sredstava za nabavu, osim u slučaju iz stavka 3. članka 13. ovoga Zakona.“.

Podaci o poništenju

Slika 127: Podaci o poništenju postupka

Korisnik definira podatke o poništenju (npr. postupak javne nabave je zaustavljen, postupak javne nabave je poništen, ugovor nije sklopljen ili postupak se može ponovo objaviti).

Razlozi poništenja

Slika 128: Pravna osnova i razlozi poništenja

Naručitelj iz lookupa odabire pravnu osnovu poništenja i dodatno opisuje razloge poništenja ako je to primjenjivo.

Pravna osnova

Slika 129: Odabir pravne osnove za poništenje postupka

Pravna osnova je obavezan podatak i evidentira se u sustavu i ne ispisuje u obrascu. Korisnik odabire pravnu osnovu i klikne na „Prihvati“, te nakon toga klikne „Spremi i dalje“.

Opcije objavljivanja

Slika 130: Datum slanja na objavu

"Datum slanja" – označava datum slanja objave.

Datum slanja može biti bilo koji dan u godini, a objave se objavljuju isključivo radnim danom od ponedjeljka do petka.

Do 18:00 sati moguće je slati na objavu s tekućim datumom slanja. Nakon 18:00 sati, moguće je odabrati prvi sljedeći dan (uključujući blagdane, subotu i nedjelju).

Objava je prvi sljedeći radni dan od datuma slanja (npr. ako je poslano do 18 sati, 17.2.2012. u petak ili 18.2.2012. u subotu ili 19.2.2012. u nedjelju, obrazac objave će biti objavljen 20.2.2012. u ponedjeljak)

Kreiranje obavijesti o poništenju

Slika 131: Obavijest o poništenju

Kreiranje objave: Odabirom opcije "Kreiraj" kreirate obrazac objave poništenja.

Sustav u pozadini povlači podatke koji su upisani u koracima, te ih unosi u obrazac objave na odgovarajuća mjesta. Obrazac objave se zatim otvara u PDF formatu koji je pogodan za pregled i ispis na pisaču.

Kreiranje obavijesti o poništenju postupka

Slika 132: Kreirana obavijest o poništenju postupka

Slanje na objavljivanje: Nakon provjere ispravnosti podataka, ako je sve ispravno uneseno, obrazac objave šalje se na objavljivanje odabirom opcije "Pošalji na objavu". Potvrdu o uspješnom slanju sustav šalje na korisničku adresu e-pošte i "Ulaznu poštu" Elektroničkog oglasnika javne nabave. Sljedeći radni dan sustav šalje i potvrdu o uspješnoj objavi. Ako se uoči greška, nakon izmjene podataka u odgovarajućim koracima, kreirani obrazac se briše i obustavlja se slanje. Zato je vrlo važno ponoviti proces kreiranja i slanja! Inače objava neće biti poslana na objavljivanje!

Sažetak

Slika 133: Pregled podataka o poništenju

U Sažetku se nalazi pregled upisanih podataka o poništenju postupka po koracima. Sažetak možete izvesti u HTML i InDesign formatu.

6.5.4. Predlošci postupka

Predlošci postupka omogućavaju brzo kreiranje novog postupka, s popunjenim svim podacima koji su definirani u predlošku. Na tabličnom prikazu Predlošci postupka prikazuju se svi predlošci koje je korisnik kreirao.

NAPOMENA: Svaki predložak koji se kreira iz postojećeg postupka sadrži će SVE identične podatke, kao i postupak iz kojeg je kreiran, uključujući i vrstu postupka, broj grupa, procijenjene vrijednosti, definirane datume itd. Ne kopiraju se podaci o odabiru, ugovorima te evidencijski broj objave i interna oznaka postupka. Evidencijski broj nabave i internu oznaku postupka, potrebno je unijeti prilikom prvog otvaranja detalja postupka.

Slika 134: Popis predložaka postupaka

Detalji

Slika 135: Detalji predloška

Opcija „Detalji“ omogućava pregled, unos i izmjenu svih podataka predloška za proces Priprema postupka. Pregled, unos i izmjena je jednak kao i kod samog postupka, što je detaljno objašnjeno u poglavlju 6.5.3. Novi postupak.

Kreiraj postupak iz predloška

Slika 136: Kreiranje postupka iz predloška

Kako bi kreirali postupak iz predloška potrebno je odabrati željeni predložak, po kojem se želi kreirati postupak, te potvrditi kreiranje postupka. Postupak koji se kreira temeljem predloška, sadrži sve identične podatke kao i predložak osim evidencijskog broja nabave i interne oznake postupka te naziva, koji se kreira na slijedeći način: Kreiran_iz_predloška_Naziv_predloška.

Obriši

Svaki od predložaka u bilo kojem trenutku je moguće obrisati, čime isti predložak više nije vidljiv na listi predložaka postupka.

6.6. Objave

6.6.1. Moje objave

Pregled svih objava koje je korisnik kreirao, odnosno za koje su nam prenesena prava, moguće je vidjeti odabirom opcije „Objave->Moje objave“.

Slika 137: Pregled objava korisnika

Prikazuju se sve objave koje su objavljene. Na „desni klik“ na željenu objavu, moguće je pogledati detalje objave s prilozima.

Slika 138: Detalji objave

Ovdje je moguće pregledati dokumente objave (pdf ili web stranica), poslati link objave na e-mail (koji je definiran u osobnim podacima) ili uvrstiti u „Moja nadmetanja“ (za ponuditelje) gdje mogu pratiti sve akcije koje se događaju s tom objavom. Također su vidljive ranije objave vezane uz postojeću objavu kao i popis priloga dokumentacije za nadmetanje.

6.6.2. Objave naručitelja

Objave naručitelja predstavljaju sve objave koje su objavljene u organizaciji u kojoj se postojeći korisnik nalazi. Njih je moguće pregledavati odlaskom u izborniku na „Objave->Objave naručitelja“.

6.7. Ulazna pošta

6.7.1. Moj sandučić

„Moj sandučić“ predstavlja tzv. ulaznu poštu sa značajnim promjenama u radu sa sustavom e-Oglasnik. Notifikacije koje dolaze u sandučić odnose se na postupke i objave u sustavu, koje je korisnik napravio, bilo da se radi o ispravku, poništenju itd., te o ukoliko se dogode promjene pristupnih podataka za e-Oglasnik. Lokacija(„Ulazna pošta->Moj sandučić“) i izgled sandučića je prikazan na slijedećoj slici:

Slika 139: Pregled sandučića korisnika

Sandučić sadrži tri mape u kojima se nalaze obavijesti, a to su „Nisu pročitane“, „Pročitane“ i „Arhivirane“.

Funkcionalnosti koje sandučić ima su pretraživanje pošte s ključnim riječima u polju iznad pošte, mogućnost odabira više pristiglih poruka s kućicom . Kada su poruke odabrane, moguće ih premjestiti u neki od drugih pretinaca s opcijom „Premjesti u ->“. Također moguće je vidjeti tko ih je poslao i kada.

Za pregled poruke potrebno je kliknuti na poruku i otvara se novi prozor s porukom.

Slika 140: Pregled poruke

6.7.2. Zajednički sandučić

Razlika u zajedničkom sandučiću u odnosu na „Moj sandučić“ je u tome da se prikazuju sve notifikacije vezane uz objave organizacije, dok se ne prikazuju pristupni podaci pojedinih korisnika.

6.7.3. Pretplate na obavijesti

Pretplate na obavijesti moguće je kreirati na dva načina:

1. Kreiranjem postupka u Sustavu

2. Pretplatom na postupak iz organizacije, korištenjem opcije „Uvrsti u moja nadmetanja“ iz odlomka 6.6.1.

Za pregled svih obavijesti na koje je korisnik pretplaćen potrebno je otići na „Ulazna pošta->Pretplate na obavijesti“.

Slika 141: Praćenje obavijesti

Kako bi se prekinulo praćenje obavijesti vezano za određeno nadmetanje, potrebno je označiti kućicu i kliknuti na opciju „Evidentiraj odabrano“.

6.8. Zakonske klasifikacije

6.8.1. CPV rječnik

Za pregled CPV rječnika u izborniku, potrebno je otići na „Zakonske klas.-> CPV rječnik“ gdje se nelazi pregled glavnog i dodatnog rječnika.

Slika 142: Pregled CPV-a

Za pregled pojedinog CPV-a, potrebno je odabrati CPV u tablici i kliknuti „Prihvati“.

Sustav sadrži i pregled dodatnog CPV rječnika, te hijerarhijski pregled CPV-a.

Slika 143: Hijerarhijski pregled CPV-a

6.8.2. Klasifikacije iz dodataka ZJN

Pregled klasifikacija iz dodataka ZJN, može se pregledati u izborniku na „Zakonske klas.->Klas. iz dodataka ZJN“.

Slika 144: Pregled klasifikacija po ZJN

Sustav sadrži klasifikacija po Zakonu, čije detalje je moguće vidjeti klikom na pojedinu klasifikaciju i odabirom opcije „Detalji“.

6.8.3. Pravne podloge

Pravne podloge se nalaze u „Zakonske klas.->Pravne podloge“.

Slika 145: Pregled pravnih podloga

6.8.4. NUTS kodovi

Pregled NUTS kodova vidljiv je u izborniku u „Zakonske klas.->NUTS kodovi“.

Slika 146: Pregled NUTS kodova

6.9. Moji podaci

Slika 147: Moji podaci

Kartica „Moji podaci“ omogućava ažuriranje podataka naručitelja.

- Osobni podaci – ažuriranje osobnih podataka

- Podaci o organizaciji – unos ili ažuriranje podataka organizacije

- Moji korisnici – ažuriranje podataka korisnika, dodavanje novih korisnika i deaktiviranje korisnika

- Promjena lozinke – kartica za promjenu lozinke

6.9.1. Osobni podaci

Slika 149: Osobni podaci

U kartici „Osobni podaci“ se ažuriraju podaci korisnika naručitelja. Polja za unos su:

- Ime i prezime korisnika

- Ustrojstvena jedinica za koju je vezan korisnik

- Titula ili poslovna odgovornost korisnika

- E – pošta korisnika na koju će zaprimati sve poruke iz sustava

- OIB

- Korisničko ime korisnika

- Način prijave je internetski ili Windows prijava. Internetska prijava je putem pretraživača (Internet Explorer, Crome, Opera, Safari, Mozilla Firefox…..)

- Windows prijava je prijava korisničkim imenom i lozinkom domenskog računa.

- Medij notifikacije može biti e – mail ili sandučić. Odabirom e – maila, sve promjene u sustavu se šalju na korisnički e – mail.

- Odabirom sandučića, sve promjene u sustavu zaprimamo u korisničku pretinac (ulaznu poštu)

- Uloge – pregled dodijeljene korisničke uloge u sustavu

Slika 150: Role naručitelja

Uloge naručitelja su:

- Admin naručitelja – pregled postupaka u organizaciji, organizacijskim jedinicama i svakog korisnika u organizaciji

- Admin nabave – pregled postupaka u organizacijskim jedinicama

- Admin nabave i postupka – pregled postupaka i svakog korisnika u organizaciji

- Admin postupka – pregled osobnih postupaka

6.9.2. Podaci o organizaciji

Adrese

Slika 151: Podaci organizacije

Adrese: evidentiranje sjedišta organizacije, adrese računa ili zamjenske adrese organizacije. Mogu se uvijek dodati nove adrese, ažurirati postojeće ili izbrisati postojeće.

Kontakti

Slika 152: Ažuriranje podataka naručitelja ( kontakti )

Kartica „Kontakti“- evidentira se naziv kontakt ureda, telefon, fax, e – pošta, adresa i napomene vezane uz nadležni ured.

Računi

Slika 153: Ažuriranje podataka naručitelja ( računi )

U kartici „Računi“ unose se podaci banke i broj žiro računa naručitelja.

Tip korisnika

Slika 154: Ažuriranje podataka naručitelja ( tip korisnika )

Kartica „Tip korisnika“ – naručitelj odabire ulogu je li javni naručitelj ili sektorski naručitelj.

Vrsta naručitelja

Slika 155: Ažuriranje podataka naručitelja (vrsta naručitelja)

„Vrsta naručitelja“ – naručitelj odabire u meniju kojoj vrsti naručitelja pripada.

Djelatnosti

Slika 156: Ažuriranje podataka naručitelja ( djelatnost )

Kartica „Djelatnosti“ – nakon odabira vrste naručitelja potrebno je odabrati djelatnost kojoj pripada i naručitelj.

Organizacijske jedinice

Slika 157: Ažuriranje podataka naručitelja (organizacijske jedinice)

Kartica „Organizacijske jedinice“ – dodaju se sve organizacijske jedinice naručitelja.

6.9.3. Moji korisnici

Slika 158: Moji korisnici

U kartici „Moji korisnici“ klikom na „Novi korisnik“ evidentira se korisnik, koji pripada tom naručitelju ili pojedinoj organizacijskoj jedinici naručitelja.

Kreiranjem novog korisnika i odabirom gumba „Detalji“ moguće je vidjeti sve podatke korisnika. Odabirom „Briši“ korisnik se briše iz sustava.

Korisnički podaci

Slika 159: Kreiranje novih korisnika

U formi za dodavanje korisnika se unose korisnički podaci:

- Ime i prezime korisnika

- OIB

- E – pošta korisnika

- Ustrojstvena jedinica kojoj pripada korisnik

- Titula korisnika

- Način prijave – Internet ili Windows

- Korisničko ime i lozinka novog korisnika

Kroz karticu Mediji notifikacije određeuje se versta mogućih medija za primanje obavijesti (elektronička pošta i/ili e-sandučić oglasnika).

Korisniku se obavezno mora dodijeliti uloga u sustavu. Uloge naručitelja u sustavu opisane su u poglavlju 3.1 ovog priručnika. Potrebno je odabrati ulogu te potvrditi unos.

Svi podaci o korisniku i promjene pohranjuju se (spremaju) klikom na „Spremi“.

Slika 160: Dodjeljivanje nove lozinke

„Dodijeli novu lozinku“ – odabirom određenog korisnika i klikom na „Dodijeli novu lozinku“ sustav automatski e – mailom šalje novu lozinku tom korisniku.

6.9.4. Promjena lozinke

Slika 161: Promjena lozinke

Slika 162: Kreiranje nove lozinke

Da bi se promijenila postojeća lozinka potrebno je upisati staru lozinku i dva puta novu lozinku i klikne se na „Promijeni“.